Siklus Upah dan Sumber Daya Manusia, Sistem informasi siklus Upah dan SDM

Kartika Khairunisa

55518110035

Dosen Pengampu :

Prof. Dr. Ir, Hapzi Ali, MM, CMA

Magister Akuntansi

Universitas Mercu Buana

Jakarta

2018

Siklus manajemen sumber daya manusia adalah aktivitas bisnis rutin serta aktivitas-aktivitas pengolahan data dalam rangka mengelola tenaga kerja secara efektif. 

Fungsi-fungsi utama manajemen sumber daya manusia mencakup: 

1. rekrutmen dan pengangkatan,

2. pelatihan,

3. penugasan pekerjaan, 

4. kompensasi (penggajian), 

5. evaluasi kinerja, dan 

6. pemberhentian karyawan.

Sistem informasi manajemen sumber daya manusia merupakan sistem informasi yang dirancang untuk mengolah data yang relevan untuk mendukung fungsi-fungsi tersebut. Melekat pada sistem informasi manajemen sumber daya manusia adalah aktivitas-aktivitas pengendalian internal untuk memberikan jaminan yang memadai bahwa fungsi-fungsi tersebut dilaksanakan secara efektif dan efisien, data dan informasi terkait dapat diandalkan, dan kebijakan, aturan, dan regulasi dipatuhi.

Siklus penggajian atau sistem penggajian merupakan salah satu subsistem manajemen sumber daya manusia. Istilah ini mengacu baik pada aktivitas bisnis maupun aktivitas pengolahan data terkait penggajian karyawan.

Aktivitas-aktivitas dasar yang dilakukan dalam siklus penggajian :

1). Perbarui File Induk Penggajian

Merupakan hal yang penting untuk diperhatikan bahwa semua perubahan penggajian dimaksudkan tepat pada waktunya dan secara tepat ditampilkan dalam periode pembayaran berikutnya.

2). Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak

Perubahan tersebut terjadi ketika bagian penggajian menerima pembaruan mengenai perubahan dalam tarif pajak dan pemotongan gaji lainnya dari berbagai unit pemerintah dan perusahaan asuransi.

3). Validasi Data Waktu dan Kehadiran

Informasi ini datang dalam berbagai bentuk, bergantung pada status pembayaran pegaria.

4). Mempersiapkan Penggajian

a. Data mengenai jam kerja diberikan dari departemen tempat pegawai bekerja..

b. Informasi tingkat gaji didapat dari file induk penggajian.

c. Orang yang bertanggunjawab membuat cek pembayaran tidak dapat membuat record baru ke file ini.

5). Membayar Gaji

Sebagian besar pegawai dibayar dengan menggunakan cek atau dengan penyimpanan langsung gaji bersih ke rekening bank pribadi merken.

6). Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan

a). Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi pegawai secara langsung

b). Hukum federal dan negara bagian juga mensyaratkan perusahaan untuk memberikan kontribusi dalam persentase tertentu ke setiap gaji kotor pegawai, hingga ke batas maksimum tahunan, untuk dana asuransi kompensasi pengangguran federal dan negara bagan.

c). Perusahaan sering kali memberikan kontribusi atau menanggung keseluruhan pembayaran premi asuransi kesehatan, cacat, dan jiwa untuk para pegawai.

d). Banyak perusahaan juga menawarkan pada para pegawai mereka rencana kompensasi fleksibel.

e). Banyak perusahaan menawarkan dan memberikan kontribusi atas pilihan rencana tabungan hari tua.

7). Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potongan Lain-Lain

a). Organisasi harus secara periodik membuat cek atau menggunakan transfer dana secara elektronis untuk membayar berbagai kewajiban pajak yang terjadi.

b). Lembaga pemerintah terkait menspesifikasikan waktu untuk pembayaran ini.

c). Dana yang secara sukarela dikurangi dari cek gaji pegawai untuk berbagai kompensasi, seperti rencana tabungan gaji, harus dibayarkan ke organisasi terkait

Tujuan Pengendalian, Ancaman, dan Prosedur

Fungsi utama SIA dalam manajemen SDM/penggajian adalah menyediakan pengendalian internal yang memadai agar dapat memastikan terpenuhinya tujuan-tujuan berikut ini :

1. Semua transaksi penggajian diotorisasi dengan benar.

2. Semua transaksi penggajian yang dicatat valid.

3. Semua transaksi penggajian yang valid dan diotorisasi dictate

4. Semua transaksi penggajian dicatat secara akurat.

5. Peraturan pemerintah terkait yang berhubungan dengan pengiriman pajak dan pengisian laporan penggajian serta MSDM telah dipenuhi.

6. Aset (baik kas dan data) dijaga dari kehilangan atau pencurian.

7. Aktivitas siklus manajemen SDM / penggajian dilakukan secara efisien dan efektif.

Ancaman-ancaman:

1. Mempekerjakan pegawai yang tidak berkualifikasi atau berkelakuan buruk

2. Pelanggaran hukum ketenagakerjaan

3. Perubahan file induk penggajian tanpa otorisasi

4. Data waktu yang tidak akurat

5. Pemrosesan penggajian yang tidak akurat

6. Pencurian atau distribusi cek haji tipuan

7. Kehilangan atau pengungkapan data tanpa otorisasi

8. Kinerja yang kurang baik

Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan:

1. Prosedur mempekerjakan yang baik, termasuk verifikasi keahlian pelamar kerja, referensi dan riwayat pekerjaan

2. Dokumentasi lengkap atas prosedur untuk mempekerjakan

3. Pemindahan tugas

4. Total batch dan pengendalian aplikasi lainnya

5. Setoran langsung

6. Distribusi cek gaji dilakukan oleh seseorang yang independen dari proses penggajian

7. Penyelidikan cek gaji yg tidak declaim

8. Pengunaan rekening giro terpisah untuk penggajian

9. Pengendalian akses

10. Prosedur pembuatan cadangan

11. Enkripsi data

Sistem penggajian harus didesain untuk mengumpulkan dan mengintegrasikan data biaya dengan jenis informasi lainnya agar memungkinkan pihak manajemen membuat jenis keputusan berikut:

1. Kebutuhan pegawai di masa mendatang

2. Kinerja pegawai

3. Moral pegawai

4. Efisiensi dan efektivitas pemrosesan penggajian

Menjalankan kegiatan yang efektif dan efisien perusahaan memerlukan suatu sistem pengolahan data informasi yang mendukungnya. Kebutuhan ini akan terpenuhi dengan adanya sistem informasi akuntansi. Sistem informasi akuntansi harus dirancang dan digunakan secara efektif, karena informasi akuntansi merupakan bagian yang paling penting dari seluruh informasi yang diperlukan oleh manajemen.

Sistem informasi manajemen sumber daya manusia merupakan sistem informasi yang dirancang untuk mengolah data yang relevan untuk mendukung fungsi-fungsi tersebut. Melekat pada sistem informasi manajemen sumber daya manusia adalah aktivitas-aktivitas pengendalian internal untuk memberikan jaminan yang memadai bahwa fungsi-fungsi tersebut dilaksanakan secara efektif dan efisien, data dan informasi terkait dapat diandalkan, dan kebijakan, aturan, dan regulasi dipatuhi.

3 fungsi dasar dari SIA pada siklus SDM/penggajian adalah:

1. Pemrosesan data transaksi tentang aktivitas karyawan

2. Menjaga aset organisasi

3. Penyediaan informasi untuk pengambilan keputusan

Siklus penggajian atau sistem penggajian merupakan salah satu subsistem manajemen sumber daya manusia. Istilah ini mengacu baik pada aktivitas bisnis maupun aktivitas pengolahan data terkait penggajian karyawan.

Aktivitas-aktivitas dasar yang dilakukan dalam siklus penggajian :

1). Perbarui File Induk Penggajian

Contoh: mempekerjakan orang baru, pemberhentian, perubahan tingkat gaji, atau perubahan dalam pengurangan diskresi.

2). Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak

Perubahan tersebut terjadi ketika bagian penggajian menerima pembaruan mengenai perubahan dalam tarif pajak dan pemotongan gaji lainnya dari berbagai unit pemerintah dan perusahaan asuransi.

3). Validasi Data Waktu dan Kehadiran

4). Mempersiapkan Penggajian

a. Data mengenai jam kerja diberikan dari departemen tempat pegawai bekerja.

b. Informasi tingkat gaji didapat dari file induk penggajian.

c. Orang yang bertanggunjawab membuat cek pembayaran tidak dapat membuat record baru ke file ini.

5). Membayar Gaji

Sebagian besar pegawai dibayar dengan menggunakan cek atau dengan penyimpanan langsung gaji bersih ke rekening bank pribadi. 

6). Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan

a). Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi pegawai secara langsung

b). Hukum federal dan negara bagian juga mensyaratkan perusahaan untuk memberikan kontribusi dalam persentase tertentu ke setiap gaji kotor pegawai, hingga ke batas maksimum tahunan, untuk dana asuransi kompensasi pengangguran federal dan negara bagan.

c). Perusahaan sering kali memberikan kontribusi atau menanggung keseluruhan pembayaran premi asuransi kesehatan, cacat, dan jiwa untuk para pegawai.

d). Banyak perusahaan juga menawarkan pada para pegawai mereka rencana kompensasi fleksibel.

e). Banyak perusahaan menawarkan dan memberikan kontribusi atas pilihan rencana tabungan hari tua.

7). Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potongan Lain-Lain

a). Organisasi harus secara periodik membuat cek atau menggunakan transfer dana secara elektronis untuk membayar berbagai kewajiban pajak yang terjadi.

b). Lembaga pemerintah terkait menspesifikasikan waktu untuk pembayaran ini.

c). Dana yang secara sukarela dikurangi dari cek gaji pegawai untuk berbagai kompensasi, seperti rencana tabungan gaji, harus dibayarkan ke organisasi terkait

Sistem Penggajian Pada PT. X 

Prosedur Penggajian Bagian Sumber daya manusia (SDM)

a. Mengelola Daftar Hadir Karyawan (DHK) sebagai dasar untuk mengitung gaji karyawan.

b. Menghitung dan membuat Daftar Gaji Karyawan (DGK) beserta potongan- potongan.

c. Membuat Surat Uang Muka Kepada Karyawan (SUMKK).

d. Mengarsip tetap Daftar Hadir Karyawan (DHK)

e. Menyerahkan Daftar Gaji Karyawan (DGK) dan Surat Uang Muka Kepada Karyawan (SUMKK) kepada bagian Akuntansi.

Prosedur Penggajian Bagian Akuntansi

a. Menerima Surat Uang Muka Kepada Karyawan (SUMKK) dan daftar Gaji

Karyawan (DGK) dari SDM.

b. Melakukan verifikasi atas rekapitulasi gaji dan dokumen pendukung lainnya.

c. Menyerahkan Daftar Gaji Karyawan (DGK) dan Surat Uang Muka Kepada

Karyawan (SUMKK) ke bagian keuangan.

Prosedur Penggajian Bagian Keuangan

a. Menerima Daftar Gaji Karyawan (DGK) dan Surat Uang Muka Kepada

Karyawan (SUMKK) dari bagian akuntansi.

b. Mempersiapkan Surat Perintah Mengeluarkan Uang (SPMU) dan cek.

c. Mengusulkan Surat Persetujuan Pembayaran Gaji (SPPG) ke bagian direksi.

d. Mengarsip sementara Daftar Gaji Karyawan (DGK)

e. Mengarsip tetap Surat Uang Muka Kepada Karyawan (SUMKK).

f. Mengirim Surat Perintah Mengeluarkan Uang (SPMU), Cek dan Surat Persetujuan Pembayaran Gaji (SPPG) ke bagian direksi.

g. Menerima Surat Persetujuan Pembayaran Gaji (SPPG) yang sudah disetujui oleh

direksi, lalu memeriksa kembali Surat Persetujuan Pembayaran Gaji (SPPG)

yang sudah ditanda tangani.

h. Membuka kembali arsip sementara Daftar Gaji Karyawan (DGK) lalu membuat

tanda terima kepada masing-masing karyawan.

i. Melakukan pembayaran gaji kepada karyawan.

j. Memberikan Daftar Gaji Karyawan (DGK) kepada Karyawan.

k. Mengarsip tetap Surat Persetujuan Pembayaran Gaji (SPPG)

Prosedur Penggajian Bagian Direksi

a. Menerima Surat Perintah Mengeluarkan Uang (SPMU), Cek dan Surat

Persetujuan Pembayaran Gaji (SPPG) dari bagian keuangan.

b. Menandatangani SPMU, Cek, dan SPPG.

c. Mengarsip Tetap Surat Perintah Mengeluarkan Uang (SPMU) dan Cek.

d. Menyerahkan kembali Surat Persetujuan Pembayaran Gaji (SPPG) ke bagian

keuangan.

Daftar Pustaka:

Anisa, Fudy. 2018. http://publication.gunadarma.ac.id/bitstream/123456789/6257/1/JURNAL%20SKRIPSI.pdf.  (9 Desember 2018, jam 21.00)

Ferry. 2009. https://ferrylaurensius.files.wordpress.com/2009/07/siklus-manajemen-sdm.pdf. (9 Desember 2018, jam 20.35)

Hikmah, Nurul. 2017. http://nurulhikmaah25.blogspot.com. (9 Desember 2018, jam 20.26)

Sari, Anita, dkk. 2018. Siklus Manajemen SDM dan Penggajian.

Warsidi. 2018. https://www.warsidi.com/2018/06/sistem-informasi-manajemen-sumber-daya-manusia-siklus-penggajian.html. (9 Desember 2018, jam 19.20)