Review materi-materi dan kasus-kasus yang dikerjakan oleh mahasiswa

Kartika Khairunisa

55518110035

Dosen Pengampu :

Prof. Dr. Ir, Hapzi Ali, MM, CMA

Magister Akuntansi

Universitas Mercu Buana

Jakarta

2018

Di dalam persaingan bisnis yang semakin berkompetitif, terkadang sebuah perusahaan dipaksa untuk mempunyai dan menggunakan sistem informasi dan teknologi yang dapat membantu perusahaan tersebut. Teknologi dan sistem informasi yang diinginkan tentu teknologi dan sistem informasi yang dapat membantu perusahaan untuk dapat bertahan di dalam persaingan tersebut. Teknologi dan sistem informasi tesebut tentu harus dapat mendukung perusahaan baik dalam mengambil keputusan dan memberikan informasi yang akurat. Menurut Marshall B. Romney, Paul John Steinbart dalam bukunya yang berjudul Accounting Information Systems (2015:3),  Sistem merupakan serangkaian dua atau lebih komponen yang saling terkait dan berinteraksi untuk mencapai tujuan.

Menurut Dwi Pratama, Wahjoe Witjaksono, Nia Ambarsari (2016), ERP merupakan perkembangan dari sistem Manufacturing Resource Planning (MRP II) yang belum dapat mengintegrasikan kegiatan manufacturing dengan fungsional bisnis lain yang terkait seperti finance, sales, marketing, dan distribusi produk ke pelanggan. Sistem ERP menyediakan beberapa proses yang dapat perusahaan gunakan sesuai dengan kebutuhannya, seperti: logistik, Production Planning and Control, Purchasing, Sales, Finance, dan Human Resources Management.

Beberapa manfaat dan keuntungan dari penggunaan ERP Antara lain dapat disebutkan sebagai berikut (Monk & Wagner, 2013) :

1      ERP memungkinkan integrasi global lebih mudah. Hambatan dari nilai tukar mata uang, bahasa, dan budaya dapat dijembatani secara otomatis, sehingga data dapat diintegrasikan melintasi perbatasan internasional.

2      ERP mengintegrasikan orang dan data.

ERP memungkinkan manajemen untuk benar-benar mengelola operasi, tidak hanya memantau. Sistem ERP sudah memiliki semua data yang memungkinkan manajer untuk fokus pada peningkatan proses.

Contoh implementasinya: pada perusahaan X, perusahaan ini menggunakan sistem SAP dalam data Accounting Payable dan Accounting Receivable yang mana terintegrasi dengan file excel dalam hal penagihan. Data-data yang diambil yakni nama vendor dan customer, jumlah tagihan , tanggal invoice, tanggal due date, serta deskripsi transaksi. Jadi user tunggal mendownload data dari SAP dan di buat link ke file excel sehingga diperoleh reminder informasi penagihannya.

Unilever Trading Indonesia adalah anak perusahaan PT Unilever Indonesia yang bergerak di bidang Palm Oil atau perdagangan kelapa sawit yang menjadi mitra Unilever Indonesia dalam melakukan transaksi pembelian bahan baku kelapa sawit untuk berbagai produk. Unilever Trading Indonesia baru didirikan pada tahun 2017 sehingga masih perlu banyak berbenah dalam hal database sistem informasinya.

Di dalam perusahaan Unilever Trading Indonesia masih belum adanya sistem yang dapat memberikan informasi yang akurat khususnya mengenai data persediaan stok barang. Ini dikarenakan penyimpanan pencatatan laporan stok barang palm oil tersebut dilakukan tanpa terhubung langsung dengan bagian Procurement sehingga perusahaan kesulitan dalam mendapatkan informasi stok barang tersebut secara akurat. Seharusnya perusahaan mempunyai sistem yang terintegrasi antara bagian procurement dengan bagian yang bersangkutan supaya informasi yang didapat tidak salah. Contoh: sistem pada bagian procurement harusnya teritegarasi dengan sistem pada bagian pembelian sehingga bisa didapatkan data secara real time mengenai nilai persediaan

Selain masalah di dalam sistem perhitungan nilai persediaan, perusahaan juga mengalami masalah pada proses database dokumen piutang Account Receivable) dan Hutang (Account Payable). Permasalahan yang muncul adalah belum adanya sistem yang otomatis dalam penarikan data dari SAP untuk menunjukkan detail invoice hingga aging atau batas waktu penagihan serta beberaa dokumen yang tidak memiliki database untuk softfile sehingga bisa memitigasi kehilangan dokumen pendukung saat dbutuhkan seperti ketika memasuki masa audit.

Temuan pertama:

Pencatatan persediaan tidak efisien dan pembaharuan secara manual

Kriteria :

Diperlukannya sistem yang dapat mengupdate data persediaan ketika dilakukan penjualan dan pembelian  agar dapat memperoleh informasi yang akurat mengenai nilai persediaan; Sistem yang ada masih melakukan input manual untuk memperoleh hasil akhir nilai persediaan

Sebab :

Terjadinya kesalahan input dalam memperoleh data persediaan;

Akibat:

Sering terjadinya kesalahan dalam pembuatan Pelaporan estimasi nilai persediaan yang belum terjual maupun terjual;

Temuan kedua:

Pencatatan data Account Receivable dan Account Payable dari flow penarikan data SAP hingga diperoleh data keselurahn reminder penagihan invoice.

Kemudian di setiap transaki perlu adanya pengarsipan dokumen softfile yang jelas untuk klasifikasi setiap transaksi dan koordinasi dokumen antara procurement dan finance. 

Kriteria :

Diperlukannya sistem yang dapat mengupdate data AR dan AP ketika melakukan transaksi penjualan dan pembelian  agar dapat memperoleh informasi yang akurat mengenai nilai Hutang dan piutang dan aging batas waktu penagihan dan pembayaran; Sistem yang ada masih melakukan input manual untuk memperoleh hasil akhir nilai hutang dan piutang.

Dibutuhkan pula database untuk dokumen-dokumen terkait transaksi untuk kebutuhan pengarsipan untuk segala file softfile

Sebab :

Terjadinya kesalahan input dalam memperoleh data Hutang dan piutang dan kesalahan reminder waktu penagihan dan pembayaran; Database dkumen untuk mengurangi waktu yang tidak efektif dalam pencarian dokumen

Akibat:

Sering terjadinya kesalahan dalam pembuatan Pelaporan Weekly Report AR AP yang dalam aging dan deskripsi invoice. ; membutuhkan waktu yang lama dalam pencarian dokumen.

Identifikasi Kebutuhan Informasi 

Pertama untuk permasalahan nilai persediaan, masih menggunakan file excel untuk melakukan pendataan data persediaan yang ada. File excel ini akan diupdate ketika terdapat pembaharuan data mengenai pembelian dan penjualan persediaaan dan mash dilakukan secara manual dengan melakukan konfirmasi kepada procurement. Penyesuaian nilai penjualan pun dilakukan secara manual sera penyesuaian nilai persediaan menggunakan kurs dollar yang mana merupakan local currency perusahaan pun masih manual. Hal ini tidak memitigasi apabila ada kesalahan ketidak telitian dari finance dalam melakukan update data secara real time. Peneliti mereview dan menganalisis bahwa dibutuhkan satu system dimana hanya diperlukan memasukkan data invoice, data bisa secara otomatis terupdate dan sistematika perhitungan nilai persediaan bisa terotomatis berubah sesuai kurs saat itu juga.

Kedua mengenai identifikasi invoice hutang dan piutang dimana transaksi yang diinput dalam SAP kemudian harus didownload untuk pembuatan laporan AR AP Weekly report yang disusun secara manual di fle excel. Untuk memeinimalisir kesalahan tersebut maka seharusnya ada tools yang didesaign agar sekali klik bisa mendapatkan data weekly report untuk detail aging dan amount untuk reminder penagihan dan pembayaran. Selain itu dibutuhkan database dokumen agar mempermudah pengarsipan dokumen jadi ketika ada dokumen yang dibutuhkan, bisa dengan cepat disiapkan.

Resiko-Resiko Yang Timbul Dari Transaksi Pembelian Yang Dilakukan Unilever Trading Indonesia

Risiko yang bisa terjadi dalam siklus pembelian adalah sebagai berikut.

- Terjadi kekeliruan dalam memesan barang, karena adanya pesanan yang berlebihan tidak sesuai dengan kebutuhan. Apabila ini terjadi, maka akan mengakibatkan perusahaan harus menanggung biaya ekstra untuk penyimpanan barang dan akan terjadi dana perusahaan akan mengendap berupa barang dalam persediaan (mengurangi likuiditas perusaahaan) apalagi persediaan itu merupakan CPKO (buah kelapa sawit) yang mana proses pengolahannya memerlukan waktu dan penjualan yang menunggu pesanan dari unilever global.

- Bisa saja terjadi barang material yang sudah dipesan ternyata tidak pernah diterima atau barang yang diterima sering terjadi keterlambatan. Jadi dapat terjadi pada perusahaan akan merugi jika sampai barang yang laris ternyata habis (out of stock), yang berarti perusahaan akan kehilangan peluang untuk memenuhi permintaan unilever global atau proses produksi menjadi terhambat atau tertunda.

 - Kesalahan pencatatan nilai persediaan karena human error, bisa terjadi antara pihak supplier atau unilever trading Indonesia.

 - Lalai tidak membayar utang atau Lalai membayar dua kali untuk satu utang yang sama. Hal seperti ini muncul biasanya karena biasanya reminder yang ada tidak memberikan informasi mengenai invoice yang mana yang akan di bayar dalam data manual excel.

- Data pembelian jatuh ke tangan pihak yang tidak dikehendaki dan Kerusakan data karena ada virus atau karena kerusakan hardware komputer.

- Dokumen-dokumen pendukung hilang, terlambat dikirimkan atau rusak terutama hardcopy sehingga beresiko ketika mulai diadakannya audit tahunan.

 - Tidak Adanya evaluasi bulanan mengenai kelengkapan dokumen sehingga ketika auditor membutuhkan bukti dokumen tidak bisa segera diberikan.

Saya akan membahas rekomendasi untuk sistem informasi dan pengendalian internal perusahaan Unilever Trading Indonesia. Unilever Trading Indonesia adalah anak perusahaan PT Unilever Indonesia yang bergerak di bidang Palm Oil atau perdagangan kelapa sawit yang menjadi mitra Unilever Indonesia dalam melakukan transaksi pembeliah bahan baku kelapa sawit untuk berbagai produk. Unilever Trading Indonesia baru didirikan pada tahun 2017 sehingga masih perlu banyak berbenah dalam hal database sistem informasinya.

Pembentukan suatu sistem tidak terlepas dari adanya suatu sistem pengendalian internal (intern control sistem), karena pengendalian internal harus melekat di dalam sistem itu sendiri. Agar landasan berpikir kita lebih terintegrasi maka perlu juga dituangkan definisi dari pengendalian internal. Sistem pengendalian internal dapat dibagi menjadi dua macam, pengendalian internal akuntansi (accounting control ), dan pengendalian internal administratif (administrative control). Pengendalian internal akuntansi meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, sehingga dapat menjamin kekayaan organisasi dan menghasilkan laporan keuangan yang dapat dipercaya.

Identifikasi Kebutuhan Sistem Informasi

Pertama untuk permasalahan nilai persediaan, masih menggunakan file excel untuk melakukan pendataan data persediaan yang ada. File excel ini akan diupdate ketika terdapat pembaharuan data mengenai pembelian dan penjualan persediaaan dan mash dilakukan secara manual dengan melakukan konfirmasi kepada procurement. Penyesuaian nilai penjualan pun dilakukan secara manual sera penyesuaian nilai persediaan menggunakan kurs dollar yang mana merupakan local currency perusahaan pun masih manual. Hal ini tidak memitigasi apabila ada kesalahan ketidak telitian dari finance dalam melakukan update data secara real time. Peneliti mereview dan menganalisis bahwa dibutuhkan satu sistem dimana hanya diperlukan memasukkan data invoice, data bisa secara otomatis terupdate dan sistematika perhitungan nilai persediaan bisa terotomatis berubah sesuai kurs saat itu juga.

Kedua mengenai identifikasi invoice hutang dan piutang dimana transaksi yang diinput dalam SAP kemudian harus didownload untuk pembuatan laporan AR AP Weekly report yang disusun secara manual di fle excel. Untuk memeinimalisir kesalahan tersebut maka seharusnya ada tools yang didesaign agar sekali klik bisa mendapatkan data weekly report untuk detail aging dan amount untuk reminder penagihan dan pembayaran. Selain itu dibutuhkan database dokumen agar mempermudah pengarsipan dokumen jadi ketika ada dokumen yang dibutuhkan, bisa dengan cepat disiapkan.

Pengendalian Internal Untuk Transaksi Pembelian Yang Dilakukan Unilever Trading Indonesia

Pengendalian umum yang dapat diterapkan dalam siklus pembelian.

- Pengendalian organisasi. Terjadinya pemisahaan tanggung jawab antara unit yang bertanggung jawab dalam pengendalian persediaan mesti terpisah dengan unit yang bertanggung jawab dalam mencatat transaksi. Demikian juga unit yang mencatat pengeluaran kas mesti terpisah dari unit yang mengeluarkan cek. Misalkan untuk pencatatan transaksi dilakukan oleh bagian finance dan pencatatan nilai persediaan oleh bagian procurement.

- Pengendalian dokumen. Pada proses pembelian setiap menggunakan dokumen harus ada dokumen yang didokumentasikan (termasuk flowchart, contoh dokumen, rancangan database dan lain sebagainya.) Setiap kebijakan yang terkait dengan pembelian harus dinyatakan secara tertulis  (seperti kebijakan atas tawaran potongan dari pemasok). Perlu adanya database yang menyimpan dokumen softfile sehingga apabila ada kecacatan pada dokumen asli, bisa diminimalisir dan ketika auditor mebutuhkan data bisa dengan cepat diberikan. Selain itu perlu adanya pembagian tugas yang jelas mengenai dokumen yang disimpan oleh bagian finance atau procurement.

- Pengendalian praktik manajemen. Praktik manajemen yang baik meliputi: Pelatihan karyawan yang sesuai dengan bidang, prosedur yang jelas atas pengembangan sistem atau perubahan atas sistem yang sudah berjalan, serta adanya audit rutin atas siklus pembelian. Seperti kebijakan yang tegas dalam prosedur reminder hutang pembayaran invoice baik dari segi waktu pembayaran dan format reminder yang perlu diperbaiki seperti lampiran invoice. Hal tersebut diberikan kebijakan oleh manager finance.

- Pengendalian akses, seperti adanya password data file persediaan, pembatasan hak akses terhadap komputer, pembuatan backup data secara rutin, pembatasan akses data database. Unilever trading Indonesia diharakan melakukan evaluasi dan monitorin setiap bulan untuk memeriksa data maupun melengkai kelengkapan data, baik bersifat softfile maupun hardfile.

Daftar Pustaka

- Kurnia, Dedi. 2009. Apa itu SAP?. https://dedikurnia.wordpress.com/2009/07/09/apa-itu-sap/. Diakses tanggal 1 Oktober 2018.

- Monk, E. F., & Wagner, B. J. (2013). Concept in Enterprise Resource Planning, Fourth Edition. Boston: Course Technology. Lutovac, M., & Manojlov, D. (2012). The Successful Methodology for Enterprise Resource Planning. Journal of Modern Accounting and Auditing, 1838-1847.

- Pratama, Dwi, Wahjoe Witjaksono, Nia Ambarsari. 2016. Penerapan Sistem Informasi Berbasis Enterprise Resource Planning Menggunakan SAP Modul Plant Maintenance di PT. Len Industri. Jurnal Sisfo Vol. 06 No. 01 (2016) 37–50.

- Romney, Marshall B., dan Paul John Steinbart. 2015. Accounting Information Systems, 13th ed. England: Pearson Educational Limited. 

- Sumalata, Vicky Oktavia. 2014. Evaluasi Pengendalian Internal Persediaan dan Penerapan Akuntansi Persediaan Sparepart pada PT United Tractors. Manado: Jurnal EMBA 1025 Vol.1 No.4 Desember 2013, Hal. 1025-1032, ISSN 2303-1174.

- Tawaqal, Irzal Tawaqal, Suparno. 2017. Pengaruh Penerapan Sistem Informasi Akuntansi, Sistem Pengendalian Internal, dan Kompetensi Sumber Daya Manusia terhadap Kualitas Laporan Keuangan Satuan Kerja Perangkat Daerah di Pemerintah Kota Banda Aceh. Jurnal Ilmiah Mahasiswa Ekonomi Akuntansi (JIMEKA)
Vol. 2, No. 4, (2017) Halaman 125-135.

- Tomy Johannes, Retno Susanti. 2017. Application of Safety Stock, Strategy Just In Time on

Distribution, Jurnal Global STIEUS Surabaya. Vol 1 No. 2. Hal. 52-62.

- Tresnawati, I Dewa Ayu, Harijanto Sabijono, Hendrik Manossoh. 2017. Evaluation The Revenue Cycle Accounting Information System at PT. Manado Sejati Perkasa. Jurnal EMBA Vol.5 No.2 Juni 2017, Hal. 1163 –1170.