Siklus Pendapatan: Penjualan dan penerimaan kas Sistem informasi siklus pendapatan

Kartika Khairunisa

55518110035

Dosen Pengampu :

Prof. Dr. Ir, Hapzi Ali, MM, CMA

Magister Akuntansi

Universitas Mercu Buana

Jakarta

2018

Sistem Informasi Akuntansi terdiri dari berbagai ativistas yang berkaitan dengan siklus-siklus pemrosesan transaksi perusahaan. Transaksi di kelompokan menjadi empat siklus aktivitas yang umum, antara lain:

- Siklus Pendapatan

- Siklus Pengeluaran

- Siklus Produksi

- Siklus Keuangan

Untuk mendapatkan keuntungan yang sebesar-besarnya perusahaan perlu melakukan siklus pendapatan yang terdiri dari pesanan penjualan, pengiriman barang, penagihan dan piutang usaha, serta penagihan kas.

Siklus pendapatan adalah suatu rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berlangsung dengan menyediakan barang dan jasa ke pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan tersebut.

Tujuan siklus pendapatan adalah menyediakan produk yang tepat di tempêta dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai.

Siklus pendapatan

Empat aktivitas bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan:

1. Penerimaan pesanan dari para pelanggan

- mengambil pesanan pelanggan

- persetujuan kredit

- memeriksa ketersediaan persediaan

- menjawab permintaan pelanggan

2. Pengiriman barang

- ambil dan pak pesanan

- kirim pesanan

3. penagihan dan piutang usaha

- penagihan

- pemeliharaan data piutang usaha

- pengecualian : penyesuaian rekening dan penghapusan

4. penagihan kas

Aktivitas siklus pendapatan: 

1. Proses Penerimaan Pesanan/ Sales order entry

Kegiatan siklus pendapatan  suatu  perusahaan  dimulai  dari  penerimaan  pesanan pelanggannya.

1. mengambil pesanan dari pelanggan

Data pesanan pelanggan di catat dalam sebuah dokumen pesanan penjualan. Pesanan pelanggan dimasukan ke dalam sistem oleh pegawai. Organisasi semakin berusaha memanfaatkan IT salah satunya adalah membuat pelanggan melengkapi formulir dalam situs perusahaan. Cara lain yaitu menggunakan electronic data interchange (EDI).

Ancaman & Pengendalian

- Ancaman : pesanan yang tidak lengkap/ tidak akurat.

Pengendaliannya : pengendalian edit entry data dan pembatasan akses ke data induk

- Ancaman : pesanan yang tidak valid

Pengendaliannya : tanda tangan digital/ tanda tangan tertulis

2. memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan

Sebagian besar penjualan dilakukan secara kredit. Ancaman siklus pendapatan lainnya yaitu kemungkinan pembuatan penjualan yang kemidian menjadi tidak tertagih.

- Ancaman : piutang yang tidak tertagih

Pengendaliannya : batas kredit, otorisasi spesifik untuk menyetujui penjualan kepada para pelanggan baru atau penjualan yang melebihi batas kredit pelanggan, pelunasan piutang.

3. memeriksa ketersediaan persediaan

Tenaga penjualan perlu menentukan apakah persediaan cukup tersedia untuk mengisi pesanan sehingga para pelanggan dapat mengetahui tanggal pengiriman yang diharapkan.

- Ancaman : kehabisan stock/kelebihan persediaan

Pengendaliannya : sistem pengendalian persediaan perpetual, penggunaan kode batang/RFID, pelatihan, perhitungan fisik persediaan secara periodik, prediksi penjualan dan laporan aktivitas.

4. merespon permintaan pelanggan

Respons terhadap permintaan pelanggan dengan segera dan akurat sangat penting bagi kesuksesan jangka panjang perusahaan. Tujuannya untuk mempertahankan pelanggan.

Layanan pelanggan sangat penting sehingga banyak perusahaan menggunakan paket perangkat lunak khusus, disebut sistem manajemen hubungan pelanggan/CRM.

- Ancaman : kehilangan pelanggan

Pengendaliannya : sistem CRM, situs swadaya, dan evaluasi yang tepat atas peringkat layanan pelanggan.

2. Pengiriman/ Shipping

Proses pengiriman barang ini, dibagi menjadi dua tahap, yang dijelaskan sebagai berikut:

a. Picking and packing the order

Fungsi gudang menggunakan picking ticket  untuk mengindentifikasi produk yang akan dikeluarkan dari gudang. Barang yang dikeluarkan dari gudang dihitung dan dicatat pada picking ticket kemudian akan diserahkan ke fungsi pengiriman untuk dikirimkan.

b. Shipping the order

Fungsi pengiriman membandingkan jumlah fisik persediaan dengan jumlah yang ada pada picking ticket dan sales order. Fungsi ini membawa surat muat (bill of lading) yang merupakan perjanjian legal dalam memberikan tanggung jawab terhadap barang yang dikirimkan.

3. Penagihan/ Billing

Billing customer terbagi dalam 2 (dua) tahap, yaitu :

a.     Invoicing

Kegiatan ini merupakan kegiatan pemrosesan informasi yang dikemas kembali dan meringkas sejumlah informasi dari pengisian sales order sampai kegiatan pengiriman, dokumen yang digunakan adalah sales invoice, yang menegaskan pada pelanggan jumlah yang harus dibayar dan kemana pelanggan harus mengirimkan pembayaran.

b.     Mantain accounts recievable

Fungsi piutang ini dibagi dalam 2 (dua) tugas utama diantaranya yaitu menggunakan  informasi  dalam  invoice  untuk  mendebit  akun pelanggan dan secara berkala mengkredit akun ini ketika pembayaran diterima.

·      Open invoice method

Pelanggan biasanya membayar sejumlah uang menurut masing- masing invoice. Biasanya 2 (dua) rangkap invoice yang akan dikirimkan ke pelanggan dimana 1 (satu) rangkap akan dikembalikan jika melakukan pembayaran. Copy ini disebut remittance advice.

·      Balance forward method

Pelanggan biasanya membayar menurut jumlah yang ada pada laporan bulanan, dibandingkan menurut invoice satuan. Laporan bulanan mendaftar semua transaksi termasuk penjualan dan pembayaran yang ada selama bulan terakhir serta menginformasikan  pada  pelanggan  jumlah  saldo  piutang terakhir.

4. Proses Penerimaan Kas/ Cash Collection

Kegiatan yang berkaitan dengan proses ini dapat dijelaskan sebagai berikut: fungsi kasir akan melaporkan penerimaan kas, menangani remittance pelanggan dan menyetorkan uang yang diterimanya ke bank.

- Prosedur ruang penerimaan dokumen

Ruang penerimaan dokumen menerima cek dari pelanggan bersama dengan permintaan pembayaran. Dokumen ini berisi informasi utama yang diperlukan untuk akun pelanggan.

- Departemen penerimaan kas

Kasir meverifikasi keakuratan dan kelengkapan antara cek dengan permintaan pembayaran. Setiap cek yang hilang dan salah dikirimkan dari ruang penerimaan dokumen dan departemen penerimaan kas diidentifikasi pada proses ini.

- Departemen piutang dagang

Staf departemen piutang dagang melakukan prosespembukuan permintaan pembayaran pada akun pelanggan di buku besar pembantu piutang dagang.

- Departemen buku besar

Secara berkala, departemen buku besar menerima voucher jurnal dari departemen penerimaan kas dan rangkuman akun dari departemen piutang dagang.

- Departemen kontroler

Secara berkala (mingguan atau bulanan), staf dari departemen kontroler mencocokkan penerimaan kas dengan membandingkan dokumen berikut ini :

1.      Salinan dari daftar permintaan pembayaran

2.      Slip setoran bank yang diterima dari bank

3.      Voucher jurnal dari departemen penerimaan kas dan departemen piutang dagang.

Laporan keuangan yang dicatat :

- Jurnal khusus (jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan jurnal umum untuk mencatat memo kredit)

- Buku pembantu piutang dagang

- Buku pembantu penjualan

- Buku besar

Kategori file : 

1. File pesanan penjualan terbuka

Adalah file pesanan pelanggan yang belum terpenuhi

2. File referensi data harga

Adalah daftar harga setiap barang dagangan

3. File sejarah penjualan

Adalah file dari transaksi penjualan yang sudah selesai

4. File laporan pengiriman

Menyebutkan barang – barang yang dikirim untuk periode tertentu

5. File memo kredit

Salinan dari memo kredit yang telah dibukukan kea kun pelanggan.

- Ancaman : pencurian kas

Pengendaliannya : pemisahan tugas, penggunaaan EFT,FEDI, dan lockbox untuk meminimalisir penanganan pembayaran pelanggan oleh pegawai, mendapat dan menggunakan UPIC untuk menerima pembayaran EFT dan FEDI dari pelanggan, setoran harian.

- Ancaman : masalah arus kas

Pengendaliannya : pengaturan peti ulang, EFT, atau kartu kredit, diskon atas pembayaran segera dari pelanggan, anggaran arus kas.

Implementasi sistem informasi akuntansi atas siklus pendapatan  pada PT Bona Eras Jaya.

PT Bona Eras Jaya merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa Ekspedisi Muatan Kapal Laut (EMKL). Pelanggan tetapnya adalah perusahaan- perusahaan yang bergerak dibidang kontraktor dan pabrik. PT Bona Eras Jaya juga bekerjasama dengan Perusahaan yang bergerak dibidang transportasi antara lain, pelayaran dan angkutan darat.

Sistem informasi akuntansi atas siklus pendapatan pada PT Bona Eras Jaya

Proses Permintaan Jasa Pengiriman

Proses ini dilakukan untuk menerima permintaan jasa pengiriman dari pelanggan. Dimulai dari konfirmasi pembelian dari pelanggan melalui telepon dan bukti DO (delivery order) melalui fax kepada bagian administrasi dan keuangan perusahaan bahwa pelanggan telah membeli sejumlah barang kepada distributor diwilayah Jakarta atau diluar Jakarta. Kemudian dari konfirmasi tersebut bagian administrasi membuat tanda terima untuk pengambilan barang di distributor. Kemudian bagian administrasi akan mencatat permintaan pengiriman pada buku pengiriman. Fungsi dari buku pengiriman adalah untuk mencatat permintaan jasa  pengiriman dari pelanggan dan untuk membuat invoice.

Proses Pengiriman

Proses pengiriman dimulai dari pengambilan barang pelanggan yang ada didistributor berdasarkan data DO yang diberikan oleh pelanggan. Berdasarkan DO yang dikirim melalui fax oleh pelanggan akan dibuat surat  jalan yang akan diberikan kepada jasa pelayaran. Setelah dimuat Pihak EMKL memberikan pemberitahuan tentang isi dan surat jalan untuk mendapatkan surat muatan kapal laut (Bill of Lading) sebagai bukti jumlah  barang yang dimuat dikapal. Setelah itu pihak EMKL membayar biaya muatan kepada pihak pelayaran. Dipelabuhan tujuan pihak EMKL menyerahkan barang yang diangkut oleh pelayaran kepada pelanggan. Jangka waktu pembayaran jasa pengiriman oleh pihak pelanggan kepada  pihak EMKL dilakukan berdasarkan kesepakatan bersama.

Proses Penagihan Pengiriman

Proses ini dilakukan untuk melakukan penagihan piutang kepada  pelanggan oleh bagian penagihan. Pihak EMKL mempunyai batas waktu tertentu untuk menagih piutang berdasarkan kesepakatan antara pihak EMKL dengan pelanggan. Pelanggan yang telah melakukan pembayaran kepada EMKL dicatat dalam buku bukti pembayaran. Untuk mengetahui jatuh tempo pembayaran Bagian Keuangan mengecek dari data pengiriman.

Proses Penerimaan kas dari Piutang

Setelah melakukan proses penagihan kepada pelanggan, pelanggan akan melakukan pembayaran kepada bagian penagihan lalu bagian penagihan akan memberikan uang tersebut kepada bagian administrasi dan keuangan  perusahaan. Dan datanya akan didicatat ke buku kas.

Proses Pembuatan Laporan

Berdasarkan data dari buku pengiriman dibuat laporan pengiriman. Dan berdasarkan data dari buku kas dibuat laporan penerimaan kas.

Daftar Pustaka:

Anonim 1. 2011. http://sikluspendapatansia.blogspot.com/2011/11/siklus-pendapatan-penerimaan-kas-dan.html. (19 November 2018, jam 20.23)

Andriani, Dian. 2018. https://www.slideshare.net/DianAndriani24/si-pi-dian-andriani-hapzi-ali-siklus-pendapatan-universitas-mercu-buana-2018. (19 November 2018, jam 19.24)

Graciela, Aprecia. 2012. http://siaaprecia.blogspot.com/2012/04/1-siklus-pendapatan.html. (19 November 2018, jam 19.49)

Hasan, Oktafiani. 2018. https://www.academia.edu/36028543/Sistem_informasi_akuntansi_dalam_siklus_pendapatan_penjualan_dan_penerimaan_.pptx. (19 November 2018, jam 19.00)

Ihina, Lina. 2015. http://lhina95.blogspot.com/2015/12/siklus-pendapatan.html. (19 November 2018, jam 21.00)

Musya, Rofah. 2018. http://rofahmusya.blogspot.com/2018/05/siklus-pendapatan-dan-penerimaan-kas_20.html. (19 November 2018, jam 22.10)

Oktany, Kresya Yudika. 2010. http://library.upnvj.ac.id/index.php?p=show_detail&id=5808&keywords=. 20 November 2018, jam 05.46)

Romney, Marshall B. 2006. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi 9 Buku 2. Salemba Empat: Jakarta.