Siklus Pengeluaran, Pembelian dan Pembayaran Kas, Sistem informasi siklus Pengeluaran

Kartika Khairunisa

55518110035

Dosen Pengampu :

Prof. Dr. Ir, Hapzi Ali, MM, CMA

Magister Akuntansi

Universitas Mercu Buana

Jakarta

2018

Siklus Pengeluaran

Siklus pengeluaran merupakan kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.

Tujuan dari siklus pengeluaran adalah untuk mempermudah pertukaran kas dengan para pemasok untuk barang dan jasa yang dibutuhkan dimana tujuan khusus yang terkandung didalamnya meliputi : 

1. Memastikan bahwa seluruh barang dan jasa dipesan sesuai keperluan 

2. Menerima seluruh barang yang dipesan dan menverifikasi bahwa barang tersebut adalah valid dan benar 

3. Menjaga barang tersebut sampai dibutuhkan 

4. Memastikan bahwa faktur yang berhubungan dengan barang dan jasa adalah valid dan benar 

5. Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran secara cepat dan tepat 

6. Memposkan kewajiban dan pengeluaran kas ke dalam perkiraan pemasok yang tepat di dalam buku besar utang usaha 

7. Memastikan bahwa seluruh pengeluara kas berhubungan dengan pengealuran yang sudah diotorisasi 

8. Menyiapakn seluruh dokumen dan laporan manajerial yang diperlukan yang berhubungan dengan barang atau jasa yang diperoleh 

Fungsi dari siklus pengeluaran antara lain:

1. Mengetahui kebutuhan akan barang tersebut 

2. Menempatkan pesanan, menerima dan menyimpan barang 

3. Memastikan validitas kewajiban pembayaran 

4. Menyiapkan pengeluaran kas 

5. Mengelola utang usaha

6. Memposkan transaksi ke dalam buku besar umum 

7. Menyiapkan laporan keuangan dan laporan manajemen yang diperlukan 

Tiga aktivitas dalam siklus pengeluaran :

1. memesan barang, perlengkapan dan jasa

Pembelian (memesan) barang dan jasa dilakukan dengan menggunakan dokumen Purchase Requisition. Dokumen ini berisi daftar pemesanan yang, meliputi tujuan pengiriman barang, tanggal pemesanan, nama dan jenis barang dan kuantitas pemesanan. Prosedurnya adalah tiap-tiap departemen diperbolehkan mengisi dokumen Purchase Requisition atas persetujuan dari manajernya. Setelah itu dokumen Purchase Requisition diserahkan ke departemen pembelian barang untuk dipesankan. 

Hal ini dilakukan agar kebutuhan tiap-tiap departemen dapat terpenuhi dan juga merupakan pengendalian perusahaan agar dapat tidak terjadi penggandaan pemesanan barang ke supplie

2. menerima dan menyimpan barang, perlengkapan dan jasa

Penerimaan barang dan jasa yang telah dibeli dilakukan dengan menggunakan dokumen Receiving Report. Dokumen ini berisi tentang pengakuan penerimaan barang dan jasa, yang meliputi tanggal diterimanya barang, jenis dan kuantitas barang yang telah diterima, asal pengiriman (Supplier), dan nomor Purchase Order. 

Pada aktivitas ini dilakukan pencocokan Faktur dengan Purchase Order dengan tujuan untuk mengetahui apakah barang yang diterima telah sesuai dengan yang dikirim melebihi kuantitas yang dipesan, atau bahkan telah terjadi salah pengiriman, maka barang yang bersangkutan akan langsung dikembalikan kepada Supplier yang bersangkutan. Pada aktivitas ini juga mungkin dilakukan adanya retur/pengembalian atas barang yang rusak saat diterima. 

Setelah itu, Bagian gudang akan membuat dokumen Receive Report untuk mengakui pertambahan persediaan di gudang berdasarkan faktur. Dalam hal mengakui pertambahan persediaan digudang berdasarkan Faktur. Dalam hal ini, hanya barang-barang yang terdapat dalam Purchase Order saja yang boleh diakui, sedangkan yang tidak sesuai langsung dikembalikan. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui barang apa saja yang telah diterima dan yang belum dikirim oleh Supplier. 

3. membayar barang, perlengkapan dan jasa

Pada aktivitas ini dilakukan pencocokan Receiving Report dengan Purchase Order dengan tujuan untuk mengetahui apakah semua barang yang dipesan sedah diterima/dikirim semua. Kemudian dibuatlah Voucher Package untuk memastikan jumlah harga yang harus dibayar kepada Supplier. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui berapa jumlah yang harus dibayar sesuai dengan jumlah barang yang telah diterima sesuai dengan kenyataannya.

Sistem pembelian

Bagian yang terkait dalam sistem ini meliputi:

a. bagian pembelian yaitu yang berfungsi melakukan pemesanan dari penjual dan menginputnya ke komputer.

b. bagian hutang yaitu yang bertanggung jawab untuk memelihara catatan berbagai pembelian barang ke pemasok, sehingga dapat diketahui jumlah hutang kepada masing-masing pemasok dan juga riwayat layanan pemasok. 

c. bagian gudang yaitu yang bertugas menerima kiriman barang yang dipesan dan dan membuat laporan kepada bagian pembelian bahwa barang sudah diterima, sehingga siap menerima tagihan

d. bagian hutang yaitu yang bertugas menerima faktur penjualan atau tagihan dari pemasok. 

e. bagian keuangan atau kasir bertanggung jawab untuk membayar hutang kepada pemasok sesuai dengan masa potongan sehingga perusahaan dapat memperoleh potongan tunai dan menyelenggarakan pencatatan atas pembayaran. 

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pemebelian ini terdiri atas : 

1. Permintaan Barang (Material requisition atau Purchase requisition)

Dokumen awal dalam siklus pengeluaran yang mengotorisasi penempatan pesanan barang atau jasa.

2. Penawaran Barang (Qutation)

Dokumen yang digunakan dalam prosedur persaingan tawar-menawar, menunjukkan barang dan jasa yang dibutuhkan dan harga pesaingnya, syarat, dan lain sebagainya.

3. Pemesanan Barang (Purchase Order)

Dokumen ini mencantumkan dekripsi, kualitas dan kuantitas atau informasi lain atas barang atau jasa yang hendak dibeli.

4. Bukti Penerimaan Barang (Delivery Receipt)

Dokumen yang menunjukkan tanggal barang diterima, nomor purchase order, kode dan nama barang, banyaknya barang yang diterima dan identitas

5. Faktur Penjualan (Invoice)

Dokumen yang menunjukkan deskripsi dan kuantitas barang yang dijual, harga termasuk ongkos angkut, asuransi, syarat pembayaran, dan data lain yang relevan.

Sistem Pengeluaran Kas

Sistem pengeluaran kas memproses pembayaran kewajiban yang dihasilkan oleh pembelian.

Tujuan sistem pembelian adalah untuk memastikan bahwa kreditor yang sah menerima jumlah terutang yang benar ketika kewajiban jatuh tempo. Jika sistem tersebut melakukan pembayaran lebih awal. Perusahaan melewatkan penghasilan bunga yang dapat dihasilkan dari dana tersebut. Jika kewajiban dibayar telat perusahaan akan kehilangan diskon pembelian atau dapat mengacaukan kredibilitasnya sendiri.

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas adalah:

a. Bukti kas keluar. Tanda bukti bahwa perusahaan telah mengeluarkan uang tunai, seperti pembelian dengan tunai atau pembayaran gaji, pembayaran hutang atau pengeluaran-pengeluaran lainnya.

b. Cek. Salah satu sarana yang digunakan untuk menarik atau mengambil uang di rekening giro.

c. Permintaan cek.

Kegunaan dalam siklus pengeluaran berarti bahwa SIA harus memberikan informasi operasional yang dibutuhkan untuk melakukan fungsi-fungsi berikut ini :

a. Menetapkan kapan dan seberapa banyak tambahan persediaan yang akan dipesan.

b. Memilih pemasok yang tepat untuk pesanan.

c. Memverifikasi akurasi faktur dari vendor.

d. Memutuskan apakah diskon pembelian harus dimanfaatkan.

e. Mengawasi kebutuhan arus kas untuk membayar kewajiban yang belum diselesaikan.

Sebagai tambahan, SIA harus memberikan informasi evaluasi strategis dan kinerja berikut ini:

a. Efisiensi dan efektivitas bagian pembelian

b. Analisis kinerja pemasok, seperti pengiriman tepat waktu dan kualitas.

c. Waktu yang digunakan untuk memindahkan barang dari area penerimaan ke produksi.

d. Persentase diskon pembelian yang dimanfaatkan.

Implementasi Sistem Informasi Siklus Pengeluaran, Pembelian dan Pembayaran Kas pada PT ABC.

1.     Memesan barang, perlengkapan dan jasa

Proses yang dilakukan pada tahap ini adalah proses pembuatan purchase request, proses pemilihan supplier serta proses pembuatan purchase order yang akan dikirimkan kepada supplier terpilih untuk melakukan pemesanan pengadaan. Untuk meminimalisir risiko pada tahap ini, PT ABC melakukan berbagai pengendalian, seperti memiliki fungsi tersentralisasi dalam proses pengadaan untuk meminimalisir pemesanan barang yang tidak dibutuhkan dan melakukan stock opname untuk mendapatkan pencatatan yang akurat.

2.     Menerima dan menyimpan barang, perlengkapan dan jasa

Proses yang dilakukan pada tahap ini adalah inspeksi penerimaan barang dan pembuatan good receipt  pada pengadaan jasa. Tujuan pengendalian pada tahap ini telah tercapai karena bagian penerimaan barang akan melakukan inspeksi memastikan barang yang datang sesuai dan dalam keadaan yang baik dengan yang dipesan, dilakukan otorisasi dan verifikasi sebelum dan sesudah dilakukannya pengadaan jasa. PT ABC telah melakukan berbagai pengendalian untuk meminimalisir risiko, seperti inspeksi dilakukan oleh user, supplier, dan staf bidang penerimaan barang serta konsultan independen khusus untuk barang curah dan para inspector harus melakukan verifikasi dan menandatangani form inspection report.

3.     Approving supplier invoice.

Pada tahap ini yang dilakukan adalah verifikasi dokumen penagihan hutang dan supplier berserta dokumen pendukungnya, proses entry invoice pada sistem SAP modul FI, dan proses posting akun hutang ke jurnal umum. Tujuan pengendalian ini adalah untuk memastikan seluruh transaksi pembelian secara kredit dan pengeluaran di posting ke akun supplier yang sesuai tidak tercapai.

4.     Cash disbursement

Pada tahap ini, bidang kas dan bank akan melakukan verifikasi terhadap disbursement voucher berserta dokumen pendukung, menyortir tanggal jatuh tempo tagihan supplier, mengelengkapi form aplikasi setoran bank, melakukan proses outgoing payment pada sistem SAP modul FI yang akan membentuk jurnal pembayaran serta melakukan rekonsiliasi untuk menyesuaikan pencatatan perusahaan dengan rekening koran.

Daftar Pustaka:

Achmad Fachrul Rifa'i. 2018. https://www.academia.edu/12377258/SIKLUS_PENGELUARAN_PEMBELIAN_and_PENGELUARAN_KAS_. (26 November 2018, jam 09.49)

AhsanulHaqJalil. 2018. https://www.scribd.com/document/324730230/Materi-4-Siklus-Pengeluaran-Prosedur-Pembelian-Dan-Pengeluaran-Kas. (26 November 2018, jam 09.28)

Anwarsaya. 2013. http://anwarsaya.blogspot.com/2013/10/siklus-pengeluaran-sistem-informasi.html. (26 November 2018, jam 10.00)

Christinapandu. 2011. http://christinapandu.blogspot.com/2011/11/siklus-pengeluaran-pembelian-dan.html. (26 November 2018, jam 09.55)

Iamrul rulchan. 2015. http://iamreiken-hirameki2gind.blogspot.com/2015/01/aplikasi-siklus-pengeluaran-sia.html. (26 November 2018, jam 10.55)

James A. Hall. 2008. Sistem Informasi Akuntansi edisi 5. Jakarta: Salemba Empat.

Muliasari, Anggie Nathasa. 2012. http://lib.ui.ac.id/file?file=digital/20305651-S-Anggie%20Nathasa.pdf. (26 November 2018, jam 12.00)