Kartika

Implementasi Pengendalian Internal Sistem Pembelian pada PT Unilever Trading Indonesia

Disusun oleh:

Kartika Khairunisa

55518110035

Dosen Pengampu :

Prof. Dr. Ir, Hapzi Ali, MM, CMA

Magister Akuntansi

Universitas Mercu Buana

Jakarta

2018

Abstrak

Penelitian ini digolongkan sebagai penelitian deskriptif, yaitu penelitian yang bersifat paparan yang ditujukan untuk mendeskripsikan hal – hal yang dinyatakan dalam penelitian. Penelitian deskriptif bertujuan menggambarkan secara sistematik dan akurat fakta dan karakteristik mengenai populasi atau mengenai bidang tertentu. Penelitian ini berusaha menggambarkan situasi atau kejadian, Secara ringkas alur pembelian ini meliputi: Permintaan Barang (Material Request), Permintaan Penawaran Harga (Quotation), Pemesanan Pembelian (Purchase Order), Penerimaan Barang, Pembayaran. Risiko yang bisa terjadi dalam siklus pembelian adalah Terjadi kekeliruan dalam memesan barang, Bisa saja terjadi barang material yang sudah dipesan ternyata tidak pernah diterima atau barang yang diterima sering terjadi keterlambatan. Kesalahan pencatatan nilai persediaan karena human error, Lalai tidak membayar utang, Data pembelian jatuh ke tangan pihak yang tidak dikehendaki, Dokumen-dokumen pendukung hilang, terlambat dikirimkan atau rusak, Tidak Adanya evaluasi bulanan mengenai kelengkapan dokumen

Kata kunci : Pengendalian Internal, Proses Pembelian

Abstract

Unilever Trading Indonesia is a subsidiary of PT Unilever Indonesia which is engaged in the PALM OIL or palm oil trade which is a partner of Unilever Indonesia in conducting purchases of palm oil raw material for various products. Unilever Trading Indonesia was only established in 2017 so that it still needs to improve a lot in terms of internal control. The effectiveness and efficiency of the purchasing process are very important in order to facilitate the running of the company. Thus the better the internal control system in the company, the better the company will develop

This research is classified as descriptive research, namely research that is exposures intended to describe the things stated in the study. Descriptive research aims to describe systematically and accurately the facts and characteristics regarding the population or about a particular field. This research attempts to describe the situation or event. In summary, this purchase flow includes Goods Request (Material Request), Quotation Request, Purchase Order, Goods Receipt, Payment. The risks that can occur in the buying cycle are mistakes in ordering goods. It could happen that the material goods that have been ordered are apparently never received or the items received are often delayed. Errors in recording inventory values due to human error, Negligent not paying the debt, Purchasing data falling into the unwanted party, Supporting documents missing, late delivery or damaged, No monthly evaluation of document completeness.

Keywords: Internal Control, Purchasing Process

PENDAHULUAN

Perkembangan ekonomi dalam era globalisasi sangat mempengaruhi kinerja perusahaan dalam beroperasi menjadi sangat kompleks karena akan terjadi persaingan antara perusahaan baik yang berasal dalam negeri dan luar negeri yang semakin banyak dan ketat. Menjadi unggulan dalam persaingan dibutuhkan pihak manajemen yang dapat bekerja secara efektif dan efisien agar pertumbahan perusahaan dapat mengikuti perkembangan era sekarang.

Sistem pengendalian internal merupakan elemen yang sangat penting dalam pengelolaan perusahaan dan menjadi dasar kegiatan operasional perusahaan yang aman dan dapat berkembang secara wajar. Sistem pengendalian internal dapat membantu pengelola perusahaan untuk menjaga aset perusahaan, manajerial yang akurat dan dapat dihandalkan, menjamin tersajinya pelaporan keuangan, mengoptimalkan dalam pemanfaatan sumber daya secara efisien dan efektif, meningkatkan kepatuhan terhadap ketentuan dan peraturan perundang-undangan serta mengurangi risiko terjadinya penyimpangan dan pelanggaran terhadap prinsip kehati-hatian.

Pembentukan suatu sistem tidak terlepas dari adanya suatu sistem pengendalian internal (intern control sistem), karena pengendalian internal harus melekat di dalam sistem itu sendiri. Agar landasan berpikir kita lebih terintegrasi maka perlu juga dituangkan definisi dari pengendalian internal. Sistem pengendalian internal dapat dibagi menjadi dua macam, pengendalian internal akuntansi (accounting control ), dan pengendalian internal administratif (administrative control). Pengendalian internal akuntansi meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, sehingga dapat menjamin kekayaan organisasi dan menghasilkan laporan keuangan yang dapat dipercaya.

Transaksi Pembelian adalah kegiatan mencatat transaksi pembelian barang dari pemasok / supplier. Atas terjadinya transaksi Pembelian ini, maka stock barang akan bertambah. Dalam transaksi ini pembayarannya bisa dilakukan secara tunai atau non tunai (kredit). Unsur penegendalian intern yang seharusnya ada dalam system akuntansi pembelian dirancang untuk mencapai tujuan pokok pengendalian intern akuntansi berikut ini: menjaga kekayaan (persediaan) dan kewajiban perusahaan (utang dagang atau bukti kas keluar yang akan dibayar), menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi (utang dan persediaan),

Sistem pembelian bahan baku merupakan sistem yang digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Sistem pembelian bahan baku dalam perusahaan sangatlah penting dimana sistem dan prosedur harus dipergunakan dan dijalankan dengan sebaik – baiknya sebagai landasan yang menjadikan informasi untuk membeli bahan baku yang diperlukan oleh perusahaan untuk menjaga kelangsungan produksi dan mencegah kelebihan bahan baku atau kekurangan bahan baku.

Sistem pembelian bahan baku juga dapat mengurangi terjadinya penyimpangan yang terjadi di perusahaan, baik yang dilakukan oleh pegawai maupun pemilik. Dengan sistem ini, arus persediaan bahan baku. akan terlihat jelas sehingga jika terjadi penyimpangan akan langsung terdeteksi. Setiap perusahaan dituntut untuk mengembangkan pengendalian intern di dalam sistem akuntansinya. Pengendalian intern ini dikembangkan dalam tingkat kompleksitas dan efektivitas. Dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan dimana pengendalian intern sangat penting untuk mengendalikan segala kegiatan dalam perusahaan yang bertujuan sesuai dengan definisi untuk menjaga efektivitas dan efisiensi operasi, keandalan laporan keuangan dan kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku

Agar suatu perusahaan dapat dikendalikan dan berjalan sesuai dengan apa yang diharapkan, maka pemilik harus memiliki sistem pengendalian intern yang tepat. Hal itu bertujuan agar pemilik dapat mengontrol kegiatan operasional dalam peusahaan. Unsur pengendalian yang seharusnya ada dalam sistem pembelian bahan baku dirancang untuk mencapai tujuan pokok pengendalian intern dalam menjaga kekayaan dan kewajiban perusahaan, menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi. Dalam pengertian sederhana perusahaan dalam melaksanakan kegiatan pembelian bahan baku harus sesuai dengan sistem dan prosedur yang telah ditetapkan.

PT Unilever Indonesia Tbk (IDX: UNVR) adalah perusahaan Indonesia yang merupakan anak perusahaan dari Unilever. Perusahaan ini sebelumnya bernama Lever Zeepfabrieken N.V. Unilever Indonesia didirikan pada 5 Desember 1933 sebagai Lever Zeepfabrieken N.V. Pada 22 Juli 1980, nama perusahaan diubah menjadi PT Lever Brothers Indonesia dan pada 30 Juni 1997, nama perusahaan diubah menjadi PT Unilever Indonesia Tbk. Unilever Indonesia melepas 15% sahamnya di Bursa Efek Jakarta dan Bursa Efek Surabaya pada tahun 1981. Unilever Indonesia mempunyai lebih dari 1.000 distributor di seluruh Indonesia. PT Unilever Indonesia Tbk merupakan bagian dari Unilever Group NV/plc untuk memproduksi dan mengawasi semua merek yang diproduksi oleh Unilever (seperti Surf, Close-up, Clear dll.). PT Unilever Indoneisa

tumbuh dan berkembang menjadi salah satu perusahaan terbesar di Indonesia dengan cakupan distribusi yang mencapai hampir seluruh wilayah Indonesia. Hingga tahun 1980, PT Unilever mengadakan suatu merger besar di Indonesia antara pabrik-pabriknya yang beroperasi di Indonesia menjadi satu manajemen di bawah naungan PT Unilever Indonesia.

Unilever Trading Indonesia adalah anak perusahaan PT Unilever Indonesia yang bergerak di bidang PALM OIL atau perdagangan kelapa sawit yang menjadi mitra Unilever Indonesia dalam melakukan transaksi pembelian bahan baku kelapa sawit untuk berbagai produk. Unilever Trading Indonesia baru didirikan pada tahun 2017 sehingga masih perlu banyak berbenah dalam hal pengendalian internalnya. Oleh karena itu diperlukan pengendalian internal baik dari segi akuntansi maupun administrasi untuk transaksi pembelian karena focus utama dari kinera Unilever trading Indonesia yakni pembelian kelaa sawit di Indonesia dan menjual secara intercompany ke perusahaan unilever secara global. Padahal hal tersebut bertujuan untuk menelaah pelaksanaan sistem pengendalian intern dan melakukan pengawasan dalam pembelian apakah sudah berjalan secara efektif. Evaluasi pengendalian intern akan mengidentifikasi di mana letak kelemahannya dan memperbaiki efektivitas pengendalian tersebut. Evaluasi pengendalian intern merupakan pengawasan dari dekat dan berhubungan langsung dengan objek yang diawasi, sedang pengawasan itu sendiri bagian dari pengendalian.

Tujuan utama dari pelaksanaan sistem pembelian adalah untuk menyediakan dan mengetahui informasi mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasi dari sistem pembelian bahan baku itu sendiri dan untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansinya. Efektivitas dan efisiensi proses pembelian merupakan hal yang sangat penting dalam rangka memperlancar jalannya perusahaan. Dengan demikian semakin baik sistem pengendalian intern dalam perusahaan maka semakin baik pula perusahaan itu berkembang

Dengan latar belakang permasalahan di atas maka dalam tugas akhir ini akan dibahas suatu topik dengan judul Pengendalian Internal Sistem Pembelian (Studi Kasus PT Unilever Trading Indonesia).

Rumusan Masalah

a. Bagaimana system atau alur transaksi pembelian yang dilakukan Unilever Trading Indonesia?
b. Apa resiko-resiko yang timbul dari transaksi pembelian yang dilakukan Unilever Trading Indonesia?
c. Apa saran yang diperlukan untuk memperkuat pengendalian internal untuk transaksi pembelian yang dilakukan Unilever Trading Indonesia?

Tujuan

a. Mengetahui system atau alur transaksi pembelian yang dilakukan Unilever Trading Indonesia
b. Mengetahui resiko-resiko yang timbul dari transaksi pembelian yang dilakukan Unilever Trading Indonesia
c. Memberikan saran yang diperlukan untuk memperkuat pengendalian internal untuk transaksi pembelian yang dilakukan Unilever Trading Indonesia

Manfaat Penulis

Dapat memberikan informasi tentang hasil implementasi dan peranan pengendalian internal di PT Unilever Trading Indonesia.

Sistematika Penulisan

Perumusan sistematika penulisan artikel ini untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai materi pembahasan dalam penelitian, sehingga dapat memudahkan pembaca untuk mengetahui maksud dilakukannya:

Bab 1 Pendahuluan

Bab ini berisikan tentang uraian gambaran umum objek penelitin, latar belakang penelitian, perumusan masalah, dan manfaat penelitian.

Bab 2 Kajian Pustaka

Bab ini membahas mengenai teori yang menjadi dasar bagi penelitin, hasil penelitian sebelumnya berkaitan dengan penelitian yang sedang dilakukan, kerangka pemikiran yang membahas rangkaian pola pikir untuk mengambarkan masalah penelitian

Bab 3 Metode Penelitian

Bab ini menjelaskan tentang metode yang akan digunakan.

Bab 4 Hasil Penelitian dan Pembahasan

Bab ini menguraikan mengenai langkah-langkah analisis data dan hasil analisis data telah diperoleh dan pembahasan hasil penelitian yang diperoleh.

Bab 5 Kesimpulan dan Saran

Bab ini menjelaskan kesimpulan dari penelitian yang dilakukan dan saran yang diberikan peneliti terhadap masalah yang terjadi di dalam penelitian agar berguna bagi penelitian selanjutnya.

KAJIAN PUSTAKA

Sistem Informasi Akuntansi

Pengertian Sistem

Menurut Mulyadi (2013: 3) mendefenisikan bahwa sistem merupakan sekelompok unsur yng erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu dan untuk menangani sesuatu yang berulang kali atau yang secara rutin terjadi. Menurut Romney dan Steinbart (2015: 3) “Sistem adalah dua atau lebih komponen yang saling terkait dan berinteraksi untuk mencapai tujuan, terdiri dari subsistem yang mendukung sistem yang lebih besar.”

Pengertian Informasi

Menurut Romney dan steinbart (2015:4) informasi adalah data yang dikelola dan diproses untuk memberikan arti dan memperbaiki proses pengambilan keputusan.

Informasi mempunyai karateristik yang membuat informasi tersebut berguna dan berarti:

Relevan

Mengurangi ketidakpastian, meningkatkan pengambilan keputusan, serta menegaskan atau memperbaiki ekspetasi sebelumnya.

Reliabel

Bebas dari kesalahan atau bias; menyajikan kejadian atau aktivitas organisasi secara akurat.

Lengkap

Tidak menghilangkan aspek penting dari suatu kejadian atau aktivitas yang diukur.

Tepat waktu

Pada waktu yang tepat bagi pengambil keputusan dalam mengambil keputusan.

Dapat dipahami

Dapat dimengerti dan jelas.

Dapat diverifikasi

Orang yang independen dan berpengetahuan dibisangnya, dan masing-masing menghasilkan informasi yang sama.

Dapat diakses

Tersedia untuk pengguna ketika mereka membutuhkannya dan dalam format yang dapat digunakan.

Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Romney dan Steinbart (2015: 10) Sistem informasi akuntansi adalah suatu sistem yang mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan mengolah data untuk menghasilkan informasi bagi pengambil keputusan. Sistem ini meliputi orang, prosedur, dan instruksi, data, perangkat lunak, infranstruktur teknologi informasi, serta pengendalian internal dan ukuran perusahaan.

Sedangkan menurut Susanto (2013: 72) Sistem informasi akuntansi dapat didefenisikan sebagai kumpulan ( integrase ) dari sub-sub sistem/komponen baik fisik maupun non fisik yang saling berhubungan dan bekerja sama satu sama lain secara harmonis untuk mengelola data transaksi yang berkaitan dengan masalah keuangan menjadi informasi keuangan.

Pengendalian internal

Pengertian Pengendalian Internal

Menurut Romney dan Steinbart (2015:226) pengendalian internal adalah sebuah proses pengoperasian perusahaan dan merupakan bagian integral dari aktivitas manajemen.

Fungsi Pengendalian Internal Menurut Romney dan Steinbart (2015:226) pengendalian internal menjalankan tiga fungsi penting sebagai berikut.

1. Pengendalian preventif (preventive control), mencegah masalah sebelum timbul.
2. Pengendalian detektif (detective control), menemukan masalah yang tidak terelakkan.
3. Pengendatian korektif (corrective control), mengidentifikasi dan memperbaiki masalah serta memperbaiki dan memulihkan dari kesalahan yang dihasilkan.

Konsep Pengendalian Internal Sistem Pengendalian internal (internal control system) menurut Hall (2011: 181) terdiri atas berbagai kebijakan, praktek dan prosedur yang diterapkan oleh perusahaan untuk mencapai empat tujuannya:

1. Menjaga aktiva perusahaan
2. Memastikan akurasi dan keandalan catatan serta informasi akuntansi
3. Mendorong efisiensi dalam operasional perusahaan
4. Mengukur kesesuaian dengan kebijakan serta prosedur yang ditetapkan oleh pihak manajemen.

Komponen Pengendalian Internal Menurut Hall (2011: 181) Pengendalian internal yang dijelaskan dalam SAS 78 terdiri atas lima komponen: lingkungan pengendalian, penilaian risiko, informasi dan komunikasi, pengawasan, dan aktivitas pengendalian.

1. Lingkungan Pengendalian

Lingkungan pengendalian (control environment) adalah dasar dari empat komponen pengendalian lainnya. Lingkungan pengendalian menentukan arah perusahaan dan mempengaruhi kesadaran pengendalian pihak manajemen dan karyawan. Berbagai elemen penting dari lingkungan pengendalian adalah:

a. Integritas dan nilai etika manajemen Menurut Krismiaji (2010: 224) Manajemen perlu menciptakan sebuah kultur organisasi yang menekankan pada integritas dan nilai etika, karena hal ini merupakan sesuatu yang pentig. Perusahaan dapat menetapkan integritas sebagai sebuah prinsip dasar perushaan dan secara pribadi dan aktif melakukan sosialisasi sekaligus mempraktekannya.
b. Struktur organisasi Menurut Krismiaji (2010: 225) struktur organisasi sebuah perusahaan menetapkan garis wewenang dan tanggungjawab, dan memberikan rerangka menyeluruh untuk perencanaan, pengarahan, dan pengendalian operasi.
c. Keterlibatan dewan komisaris dan komite audit, jika ada. Menurut Romney dan Steibart (2015: 233) Dewan komisaris berperan penting dalam tata kelola korporasi yang efektif karena memikul tanggung jawab akhir untuk memastikan bahwa manajemen telah mengimplementasikan pengendalian internal dalam proses pelaporan keuangan yang layak. Komite audit bertanggungjawab atas pelapora keuangan, kepatuhan terhadap peraturan, pengendalian internal, serta perekrutan dan pengawasan baik auditor internal maupun eksternal, yang melaporkan seluruh kebijakan dan prakti akuntansi penting kepada komite tersebut.
d. Filosofi manajemen dan siklus operasionalnya Menurut Krimiaji (2010: 224) Komponen utama lingkungan pengawasan adalah filosofi dan gaya operasi manajemen. Jika manajemen tidak terlalu memberikan perhatian terhadap pengendalian intern dan perilaku etik (ethical behavior ), maka karyawan perusahaan tidak dapat diharapkan dapat mencapai tujuan pengawasan secara efektif.
e. Prosedur untuk mendelegasikan tanggung jawab dan otoritas Menurut Krimiaji (2010: 226) salah satu hal penting adalah kode etik yang terkait dengan standart perilaku etis, praktik bisnis, dan perbedaan kepentingan. Alat yang penting untuk penetapan tanggungjawab dan otoritas yang biasanya dipakai dalam berbagai organisasi adalah pedoman prosedur dan kebijakan tertulis dalam sebuah buku pedoman.
f. Metode manajemen untuk menilai kinerja Menurut Arrens, Elder dan Beasley (2012: 377) kepetensi adalah pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas mendefenisikan pekerjaan seseorang.

2. Penilaian risiko

Perusahaan harus melakukan penilaian risiko (risk assessment) untuk mengidentifikasi, menganalisis dan mengelola berbagai risiko yang berkaitan dengan laporan keuangan. Penilaian risiko yang dilakukan berupa pengidentifikasian risiko, analisis risiko, dan mengelola risiko.

3. Informasi dan Komunikasi

Sistem informasi akuntansi terdiri atas berbagai record dan metode yang digunakan untuk melakukan, mengidentifikasi, menganalisis, mengklarifikasi, dan mencatat berbagai transaksi perusahaan serta untuk menghitung berbagai aktiva dan kewajiban yang terkait didalamnya. Kualitas suatu informasi yang dihasilkan oleh SIA berdampak pada kemampuan pihak manajemen untuk mengambil tindakan serta membuat keputusan dalam hubungannya dengan operasional perusahaan, serta membuat laporan keuangan yang handal.

4. Pengawasan

Pihak manajemen harus memastikan bahwa pengendalian internal berfungsi seperti yang dimaksudkan. Pengawasan ( monitoring ) adalah proses yang memungkinkan kualitas desain pengendalian internal serta operasi berjalan. Hal ini dapat diwujudkan melalui beberapa prosedur terpisah atau melalui aktivitas yang berjalan.

Para auditor internal perusahaan dapat mengawasi aktivitas entitas dalam bentuk prosedur yang terpisah, sedangkan pengawasan yang pada aktivitas yang berjalan dapat diwujudkan melalui integrasi berbagai modul komputer yang terpisah kedalam sistem informasi yang menangkap berbagai data penting atau memungkinkan pengujian pengendalian dilakukan sebagai bagian dari operasional rutin.

5. Aktivitas Pengendalian

Aktivitas pengendalian (control activities) adalah berbagai kebijakan dan prosedur yang digunakan untuk memastikan bahwa tindakan yang tepat telah diambil untuk mengatasi resiko perusahaan yang telah diidentifikasi. Aktivitas pengendalian terdiri dari:

a. Pengendalian komputer

Pengendalian komputer adalah hal yang penting. Pengendalian ini, yang secara khusus berhubungan dengan lingkungan TI dan audit TI, terdiri ke dalam dua kelompok umum yaitu pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Pengendalian umum (general control) berkaitan dengan perhatian pada keseluruhan perusahaan, seperti pengendalian atas pusat data, basis data perusahaan, pengembangan sistem, dan pemeliaharaan program. Pengendalian aplikasi (application control) memastikan integritas sistem tertentu seperti aplikasi pemrosesan pesanan penjualan, utang usaha dan aplikasi penggajian.

b. Pengendalian fisik

Jenis pengendalian ini berhubungan dengan aktivitas manusia yang digunakan dalam sistem akuntansi. Aktivitas ini benar-benar manual, seperti penjagaan aktiva secara fisik, atau dapat melibatkan penggunaan komputer untuk mencatat berbagai transaksi atau pembaruan akun. Pengendalian fisik terdiri dari:

1. Otorisasi transaksi

Otorisasi transaksi bertujuan untuk memastikan bahwa semua transaksi yang diproses oleh sistem informasi valid dan sesuai dengan tujuan pihak manajemen.

2. Pemisahan tugas

Pemisahan tugas karyawan dilakukan dalam berbagai bentuk, tergantung pada berbagai kewajiban tertentu yang akan dikendalikan.

3. Supervisi

Asumsi yang mendasari pengendalian supervisi adalah perusahaan memperkerjakan personel yang kompeten dan dapat dipercaya. Jadi, perusahaan dapat membuat ruang pengendalian manajerial dengan seorang manajer mengawasi beberapa karyawan.

4. Pencatatan akuntansi

Catatan akuntansi perusahaan terdiri atas dokumen sumber, jurnal, dan buku besar. Berbagai catatan ini menangkap esensi ekonomi dari berbagai transaksi dan menyediakan jejak audit bagi peristiwa ekonomi.

5. Pengendalian akses

Tujuan dari pengendalian akses adalah untuk memastikan bahwa hanya personal yang sah saja yang memiliki akses ke aktiva perusahaan. Pengendalian akses yang dibutuhkan untuk melindungi catatan akuntansi akan tergantung dari karakteristik teknologi sistem akuntansinya.

6. Verifikasi independen

Prosedur verifikasi adalah pemeriksaan independen sistem akuntansi untuk mengidentifikasi kesalahan dan kesalahan penyajian. Melalui prosedur verfikasi independen, pihak manajemen dapat mengakses kinerja individu, integritas sistem pemrosesan transaksi, dan kebenaran data yang terdapat dalam catatan akuntansi.

Definisi Pembelian

Menurut Susanto (2013:22) pembelian adalah suatu kegiatan untuk memperoleh sejumlah harta atau aktiva maupun jasa dari satu pihak untuk kelangsungan usaha atau kebutuhan yang mendasar, sehingga dilakukan pembayaran atas jumlah uang atau jasa tersebut, untuk kelangsungan operasional perusahaan.

Fungsi yang terkait Pembelian

Menurut Mulyadi (2014:299), fungsi yang terkait pembelian adalah sebagai berikut:

1. Fungsi Gudang

2. Fungsi Pembelian

3. Fungsi Penerimaan

4. Fungsi Akuntansi

Dokumen-dokumen Pembelian

Menurut Mulyadi (2014:303), dokumen-dokumen pembelian adalah sebagai berikut:

1. Surat Permintaan Pembelian

2. Surat Permintaan Penawaran Harga

3. Surat Order Pembelian.

4. Laporan Penerimaan Barang

5. Surat Perubahan Order Pembelian

6. Bukti Kas Keluar

Catatan Akuntansi yang digunakan

Menurut Mulyadi (2014:308), catatan akuntansi yang digunakan adalah sebagai

berikut:

1. Registrasi Bukti Kas Keluar (Voucher Register)

2. Jurnal Pembelian

3. Kartu Utang

4. Kartu Persediaan

Prosedur Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Mulyadi (2014:302), prosedur pembelian Sistem Informasi Akuntansi adalah sebagai berikut :

1. Fungsi Gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian.
2. Fungsi Pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok
3. Fungsi Pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan

melakukan pemilihan pemasok.

4. Fungsi Pembelian membuat order pembelian kepada pemasok dan melakukan

pemilihan pemasok.

5. Fungsi Penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok.
6. Fungsi Penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang

untuk disimpan

7. Fungsi Penerimaan melaporkan penerimaan barang kepada fungsi akuntansi
8. Fungsi Akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktur dari pemasok tersebut, fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.

MЕTODE PЕNЕLITIАN

Adapun pelaksanaan kegiatan tugas akhir ini dilaksanakan di Unilever Trading Indonesia

Fokus Pеnеlitiаn

Sistem akuntansi permbelian PALM OIL pada Unilever Trading Indonesia

Hal-hal yang diperhatikan adalah :

a. Fungsi-fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi pembelian PALM OIL.
b. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian PALM OIL.
c. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian PALM OIL

Data yang dibutuhkan pada penelitian ini adalah :

a. Data umum Data umum yaitu meliputi sejarah berdirinya perusahaan, struktur organisasi dan lokasi perusahaan.
b. Data khusus Data khusus yaitu meliputi :

1) Prosedur pembelian bahan baku.

2) Berbagai dokumen yang digunakan dalam perusahaan yang berhubungan dengan pembelian bahan baku.

Tеknik Pеngumpulаn Dаtа

Tеknik pеngumpulan data yang digunakan untuk pеnеlitian ini adalah tеknik dokumеntasi Dokumentasi adalah salah satu metode pengumpulan data kualitatif dengan melihat atau menganalisis dokumen-dokumen yang dibuat oleh subjek sendiri atau oleh orang lain tentang subjek.

Sejumlah besar fakta dan data tersimpan dalam bahan yang berbentuk dokumentasi. Sebagian besar data yang tersedia adalah berbentuk surat-surat, catatan harian, laporan, foto, dan sebagainya. Sifat utama data ini tak terbatas pada ruang dan waktu sehingga memberi peluang kepada peneliti untuk mengetahui hal-hal yang pernah terjadi di waktu silam.

Dokumen resmi dipandang mampu memberikan gambar mengenai aktivitas, keterlibatan individu pada suatu komnitas tertentu dalam setting social. Menurut Meleong (Herdiansyah, 2010: 145-146) dokumen resmi dapat dibagi kedalam dua bagian. Pertama dokumen internal, yaitu dapat berupa catatan, seperti memo, pengumuman, instruksi, aturan suatu lembaga, sistem yang diberlakukan, hasil notulensi rapat keputusan pimpinan, dan lain sebagainya.

Teknik Analisis Data

Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini yaitu menggunakan metode analisis deskriptif yang meliputi pengendalian intern atas sistem pembelian bahan baku serta menganalisis pelaksanaan pengendalian intern terhadap sistem pembelian bahan baku dengan cara membandingkan data yang diperoleh dengan teori yang sudah ada dan mengevaluasinya apakah telah sesuai dengan pelaksanaan di lapangan.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Sistem Atau Alur Transaksi Pembelian Yang Dilakukan Unilever Trading Indonesia

Berikut struktur dari Unilever Trading Indonesia di mana terdapat dua department utama, finance dan procurement

Dalam suatu alur transaksi pembelian ada salah satu tahap yang dinamakan dengan Pesanan Pembelian (Purchase Order). Officer yang berkecimpung di bagian procurement sudah tentu familiar dengan istilah ini. Purchase order biasanya diajukan setelah adanya permintaan pengadaan oleh pihak gudang ke bagian pembelian menggunakan form yang dinamakan Material Request (MR) atau Permintaan Barang. Form ini berisi pengajuan pengadaan barang jenis apa saja dan berapa jumlah barang yang harus dipesan. Permintaan ini diketahui oleh manajer terkait, baik finance maupun procurement.

Setelah itu, terjadilah proses pembuatan PO oleh bagian pembelian. Proses yang terjadi dalam PO seperti perintah penawaran untuk memilih pemasok/ tender termasuk kontrak, penerbitan PO yang telah disetujui pihak berwenang, dan penyerahan/ pengiriman PO ke pemasok. PO bisa dianggap juga sebagai surat jalan kepada pemasok yang ditunjuk sebelum terjadinya penerimaan barang/jasa.

Setelah PO diproses oleh pemasok, terjadilah penerimaan barang sesuai dengan pesanan yang diajukan di dalam PO. Tahap penerimaan barang ini berupa penerbitan surat tanda terima barang kepada pemesan oleh pemasok, dan pengakuan adanya barang/ jasa masuk ke dalam pembukuan pemesan.

Setelah barang/ jasa diterima, bagian pembelian menerima faktur (invoice) yang diterbitkan oleh pemasok berisi perincian pembelian barang/jasa beserta nilai pajak dan diskon (jika digunakan), dan jumlah bersih pembelian. Faktur ini juga digunakan sebagai tagihan atas pembelian yang belum dibayar. Invoice harus cocok dengan PO, tanda terima barang, dan jumlah pengakuan utang.

Secara ringkas alur pembelian ini meliputi:

1. Permintaan Barang (Material Request)
2. Permintaan Penawaran Harga (Quotation)
3. Pemesanan Pembelian (Purchase Order)
4. Penerimaan Barang
5. Pembayaran

Formulir-formulir yang diperlukan dalam aktivitas pengelolaan pembelian adalah sebagai berikut :

1. Surat permintaan pembelian

Surat permintaan pembelian berisi antara lain mengenai

• nama, jenis, tipe, kuantitas dan kualitas barang yang diminta
• kapan barang yang bersangkutan harus sudah diterima

2. Surat permintaan penawaran harga

Surat ini diisi oleh bagian pembelian dalam hal barang yang diminta dalam surat paermintaan pembelian belum ada pada daftar langganan (pemasok/supplier). Surat permintaan penawaran harga berisi antara lain mengenai:

• nama, jenis, tipe, kuantitas dan kualitas barang yang diminta
• tanggal paling lambat penerimaan barang yang diminta
• permintaan informasi mengenai syarat pembayaran dan syarat penyerahan yang diminta oleh calon pemasok

3. Surat Order pembelian (Purchase Order/PO)

Formulir ini diisi oleh bagian pembelian. Formulir ini berisi keterangan mengenai :

• Nama dan alamat pemasok
• nama, jenis, tipe, kuantitas dan kualitas barang yang diminta
• tanggal paling lambat penerimaan barang yang dipesan
• syarat pembayaran dan syarat penyerahan barang

4. Laporan penerimaan barang

Formulir ini diisi oleh bagian penerimaan barang setelah barang yang diterima dan diperiksa. Laporan penerimaan barang berisi data hasil pemeriksaan atas barang yang diterima dan dokumen-dokumen yang terkait antara lain berisi keterangan mengenai :

• Tanggal penerimaan barang
• Nomor order pembelian yang bersangkutan
• nama, jenis, tipe, kuantitas dan kualitas barang yang diterima
• catatan hasil pemeriksaan barang misalnya cocok tidaknya barang dengan order, adanya barang yang rusak dan sebagainya

5. Bukti pengeluaran kas

Formulir ini diisi oleh bagian hutang apabila karena adanya pembelian secara kredit yang jatuh tempo pembayarannya

Resiko-Resiko Yang Timbul Dari Transaksi Pembelian Yang Dilakukan Unilever Trading Indonesia

Risiko yang bisa terjadi dalam siklus pembelian adalah sebagai berikut.

- Terjadi kekeliruan dalam memesan barang, karena adanya pesanan yang berlebihan tidak sesuai dengan kebutuhan. Apabila ini terjadi, maka akan mengakibatkan perusahaan harus menanggung biaya ekstra untuk penyimpanan barang dan akan terjadi dana perusahaan akan mengendap berupa barang dalam persediaan (mengurangi likuiditas perusaahaan) apalagi persediaan itu merupakan CPKO (buah kelapa sawit) yang mana proses pengolahannya memerlukan waktu dan penjualan yang menunggu pesanan dari unilever global.

- Bisa saja terjadi barang material yang sudah dipesan ternyata tidak pernah diterima atau barang yang diterima sering terjadi keterlambatan. Jadi dapat terjadi pada perusahaan akan merugi jika sampai barang yang laris ternyata habis (out of stock), yang berarti perusahaan akan kehilangan peluang untuk memenuhi permintaan unilever global atau proses produksi menjadi terhambat atau tertunda.

- Kesalahan pencatatan nilai persediaan karena human error, bisa terjadi antara pihak supplier atau unilever trading Indonesia.

- Lalai tidak membayar utang atau Lalai membayar dua kali untuk satu utang yang sama. Hal seperti ini muncul biasanya karena biasanya reminder yang ada tidak memberikan informasi mengenai invoice yang mana yang akan di bayar dalam data manual excel.

- Data pembelian jatuh ke tangan pihak yang tidak dikehendaki dan Kerusakan data karena ada virus atau karena kerusakan hardware komputer.

- Dokumen-dokumen pendukung hilang, terlambat dikirimkan atau rusak terutama hardcopy sehingga beresiko ketika mulai diadakannya audit tahunan.

- Tidak Adanya evaluasi bulanan mengenai kelengkapan dokumen sehingga ketika auditor membutuhkan bukti dokumen tidak bisa segera diberikan.

Pengendalian Internal Untuk Transaksi Pembelian Yang Dilakukan Unilever Trading Indonesia

Pengendalian umum yang dapat diterapkan dalam siklus pembelian.

- Pengendalian organisasi. Terjadinya pemisahaan tanggung jawab antara unit yang bertanggung jawab dalam pengendalian persediaan mesti terpisah dengan unit yang bertanggung jawab dalam mencatat transaksi. Demikian juga unit yang mencatat pengeluaran kas mesti terpisah dari unit yang mengeluarkan cek. Misalkan untuk pencatatan transaksi dilakukan oleh bagian finance dan pencatatan nilai persediaan oleh bagian procurement.

- Pengendalian dokumen. Pada proses pembelian setiap menggunakan dokumen harus ada dokumen yang didokumentasikan (termasuk flowchart, contoh dokumen, rancangan database dan lain sebagainya.) Setiap kebijakan yang terkait dengan pembelian harus dinyatakan secara tertulis (seperti kebijakan atas tawaran potongan dari pemasok). Perlu adanya database yang menyimpan dokumen softfile sehingga apabila ada kecacatan pada dokumen asli, bisa diminimalisir dan ketika auditor mebutuhkan data bisa dengan cepat diberikan. Selain itu perlu adanya pembagian tugas yang jelas mengenai dokumen yang disimpan oleh bagian finance atau procurement

- Pengendalian praktik manajemen. Praktik manajemen yang baik meliputi: Pelatihan karyawan yang sesuai dengan bidang, prosedur yang jelas atas pengembangan sistem atau perubahan atas sistem yang sudah berjalan, serta adanya audit rutin atas siklus pembelian. Seperti kebijakan yang tegas dalam prosedur reminder hutang pembayaran invoice baik dari segi waktu pembayaran dan format reminder yang perlu diperbaiki seperti lampiran invoice. Hal tersebut diberikan kebijakan oleh manager finance.

- Pengendalian akses, seperti adanya password data file persediaan, pembatasan hak akses terhadap komputer, pembuatan backup data secara rutin, pembatasan akses data database. Unilever trading Indonesia diharakan melakukan evaluasi dan monitorin setiap bulan untuk memeriksa data maupun melengkai kelengkapan data, baik bersifat softfile maupun hardfile.

KESIMPULAN

Unilever Trading Indonesia adalah anak perusahaan PT Unilever Indonesia yang bergerak di bidang PALM OIL atau perdagangan kelapa sawit yang menjadi mitra Unilever Indonesia dalam melakukan transaksi pembelian bahan baku kelapa sawit untuk berbagai produk. Tujuan utama dari pelaksanaan sistem pembelian bahan baku adalah untuk menyediakan dan mengetahui informasi mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasi dari sistem pembelian bahan baku itu sendiri dan untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansinya. Efektivitas dan efisiensi proses pembelian bahan baku merupakan hal yang sangat penting dalam rangka memperlancar jalannya perusahaan. Dengan demikian semakin baik sistem pengendalian intern dalam perusahaan maka semakin baik pula perusahaan itu berkembang.

SARAN

Perusahaan perlu mengatur kembali pengendalian internal pada sistem pembelian sehingga bisa memudahkan bagi perusahaan dalam memenuhi sistem pembelian barang.

DAFTAR PUSTAKA

A Hall, James.2011.Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 4, Jakarta:Salemba Empat.

Ahmad, Susanto. 2013. Teori Belajar dan Pembelajaran di Sekolah Dasar. Jakarta: Kencana Prenada Media Group.

Anugrah, Elsa Cintia, Hiro Tugiman, dan Dedik Nur Triyanto. 2017. Audit Operasional, Pengendalian Internal, dan Manajemen Pergudangan: Studi pada Toserba Yogya. Bandung : Jurnal Bisnis dan Manajemen Volume 7 (2), Oktober 2017, P-ISSN: 2087-2038; E-ISSN: 2461-1182 Halaman 193 – 208.

Arens, A. A., R. J. Elder, dan M. S. Beasley. 2012. Auditing and Assurance Service An Integrated Approach, 14th Edition. England: Pearson Education Limited.

Azhar, Susanto.2013. Sistem Informasi Akuntansi. Bandung : Lingga Jaya.

Khuluq, Yossi Ahsanul, Muhammad Saifi. 2018. Analisis Sistem dan Prosedur Pembelian Obat-Obatan dalam Upaya Mendukung Pengendalian Intern (Studi Kasus pada RSUD Prof. Dr. Soekandar, Kabupaten Mojokerto). Malang: Jurnal Administrasi Bisnis (JAB) Vol. 57 No. 1 April 2018.

Krismiaji, 2010. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: UPP AMP YKPN.

Makikui, Lisa Elisabet, Jenny Morasa, dan Sherly Pinatik. 2017. Analisis Sistem Pengendalian Internal atas Pengelolaan Persediaan Berdasarkan COSO pada CV. Kombos Tendean Manado. Manado: Jurnal Riset Akuntansi Going Concern 12(2), 2017, 1222-1232.

Mulyadi. 2014. Sistem Akuntansi. Cetakan Keempat. Jakarta : Salemba Empat.

Romney, Marshall B., dan Paul John Steinbart. 2015. Accounting Information Systems, 13th ed. England: Pearson Educational Limited.

Sumalata, Vicky Oktavia. 2014. Evaluasi Pengendalian Internal Persediaan dan Penerapan Akuntansi Persediaan Sparepart pada PT United Tractors. Manado: Jurnal EMBA 1025 Vol.1 No.4 Desember 2013, Hal. 1025-1032, ISSN 2303-1174.

Kartika

Minggu, 06 Januari 2019

Tidak ada komentar:

Posting Komentar