Definisi Sistem Informasi dan Tinjauan SIA, Sistem pengolahan Transaksi dan Sistem perencanaan Perusahaan

Kartika Khairunisa

55518110035

Dosen Pengampu :

Prof. Dr. Ir, Hapzi Ali, MM, CMA

Magister Akuntansi

Universitas Mercu Buana

Jakarta

2018

Pengertian menurut Krismaji (2015:15), Sistem Informasi adalah cara-cara yang diorganisasi untuk mengumpulkan, memasukkan, dan mengolah serta menyimpan data, dan cara-cara yang diorganisasi untuk menyimpan, mengelola, mengendalikan, dan melaporkan informasi sedemikian rupa sehingga organisasi dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Menurut Laudon (2014), Sistem informasi adalah suatu rangkaian yang komponen-komponennya saling terkait yang mengumpulkan (dan mengambil kembali), memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan mengendalikan perusahaan.

Dari penjabaran definisi diatas dapat disimpulkan sistem informasi adalah suatu sistem yang disusun sedemikian rupa dimana bertujuan untuk mengatur informasi informasi yang ada, mendistribusikan informasi tersebut sehingga diperoleh informasi yang relevan dalam pengambilan keputusan untuk mencapai tujuan perusahaan.

2) Tinjauan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sebuah sistem informasi yang menangani segala sesuatu yang berkenaan dengan akuntansi. Akuntansi sendiri sebenarnya adalah sebuah sistem informasi. 

Fungsi penting yang dibentuk SIA pada organisasi yaitu : 

a. mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi

b. memproses data menjadi informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan

c. melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi

Subsistem SIA memproses berbagai transaksi keuangan dan transaksi non keuangan yang secara langsung mempengaruhi pemrosesan transaksi keuangan. 

SIA terdiri dari tiga subsistem:

1. sistem pemrosesan transaksi mendukung proses operasi bisnis harian.

2. sistem buku besar/pelaporan keuangan menghasilkan laporan keuangan, seperti laporan laba rugi, neraca, arus kas.

3. sistem pelaporan manajemen yang menyediakan pihak manajemen internal berbagai laporan keuangan yang bertujuan khusus serta informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, seperti anggaaran, laporan kinerja.

3) Sistem pengolahan transaksi (Transaction Processing System disingkat TPS) adalah sistem yang berinteraksi langsung dengan sumber data (misalnya pelanggan) adalah sistem pengolahan transaksi, dimana data transaksi sehari-hari yang mendukung operasional organisasi dilakukan.

Tugas utama sistem pengolahan transaksi adalah mengumpulkan dan mempersiapkan data untuk keperluan sistem informasi yang lain dalam organisasi, misalnya untuk kebutuhan sistem informasi manajemen.

Tugas polok sistem pengolahan transaksi

1. pengumpulan data: setiap organisasi yang berinteraksi langsung dengan lingkungannya dalam penyediaan jasa dan produk, pasti memerlukan sistem yang mengumpulkan data transaksi yang bersumber dari lingkungan.

2. manipulasi data: data transaksi yang dikumpulkan biasanya diolah lebih dahulu sebelum disajikan sebagai informasi untuk keperluan bagian-bagian dalam organisasi atau menjadi bahan masukan sistem informasi yang lebih tinggi.

3. penyimpanan data: data transaksi harus disimpan dan dipelihara sehingga selalu siap memenuhi kebutuhan para pengguna.

4. penyiapan dokumen: beberapa dokumen laporan harus disiapkan untuk memenuhi keperluan unit-unit kerja dalam organisasi.

Komponen sistem pengolahan transaksi:

a. Dokumen Sumber

Kebanyakan transaksi dicatat pada dokumen sumber, selain menyediakan catatan-catatan tertulis dokumen sumber berfungsi untuk memicu mengotorisasi operasi fisik, memantau arus fisik, mencerminkan akuntabilitas atas tindakan yang diambil, menjaga kemutakhiran dan kelengkapan basis data, dan menyediakan data yang dibutuhkan untuk keluaran.

b. Jurnal dan Register

Merupakan catalan akunting yang memuat data dalam urutan kronologis. Jurnal merupakan citatan akunting formal awal dalam sistem manual. Register adalah sebagai pengganti jurnal atau catatan kronologis atau buku harian untuk data atau peristiwa yang tidak bersifat keuangan.

c. Buku besar dan Arsip

Buku besar adalah status perkiraan dalam satuan keuangan. Jika jurnal menekankan pada kegiatan transaksi, buku besar menekankan pada status perkiraan.

d. Laporan dan Dokumen

Berbagai laporan dihasilkan dari pemrosesan transaksi. Salah satu jenis keluaran laporan dikenal sebagai laporan keuangan. Sejumlah besar dokumen operasional juga dihasilkan oleh sistem pemrosesan transaksi.

e. Bagian perkiraan dan kode lainnya

Transaksi akunting harus diklasifikasikan dan dikodekan sebelum diposkan ke dalam buku besar. Bagan perkiraan merupakan daftar berkode dari perkiraan-perkiraan yang termuat dalam buku besar umum perusahaan.

f. Rangkaian audit

Adalah seperangkat mata rantai yang dibentuk oleh elemen-elemen pemrosesan transaksi pokok. Rangkaian audit juga bisa diartikan alat untuk melakukan penelusuran dari dokumen-dokumen sumber melalui jurnal dan buku besar sampai ke total ikhtisar dalam laporan keuangan atau keluaran keuangan lainnya dan sebaliknya.

g. Tindakan pengendalian dan pengamanan

Pemrosesan transaksi yang baik menuntut adanya berbagai tindakan pengendalian dan pengamanan. Pengendalian itu harus didukung dengan dokumentasi yang memadai, yaitu: manual prosedur dan uraian tanggung jawab yang dibebankan kepada mereka yang terlibat dalam pemrosesan transaksi.

4) Sistem perencanaan perusahaan atau sering disingkat ERP (Enterprise Resource Planning) adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahaan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.

Karakter sistem ERP sering disebut sebagai back office system yang mengidentifikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-commerce, customer relationship management, e-government dan lain-lain.

Keuntungan penggunaan sistem perencanaan perusahaan:

a. Integrasi data keuangan

Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top manajemen bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik.

b. Standarisasi proses operasi

Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk.

c. Standarisasi data dan informasi

Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak unit bisnis dengan jumlah dan jenis bisnis yang berbeda-beda.

Contoh implementasinya: pada perusahaan X, perusahaan ini menggunakan sistem SAP dalam data Accounting Payable dan Accounting Receivable yang mana terintegrasi dengan file excel dalam hal penagihan. Data-data yang diambil yakni nama vendor dan customer, jumlah tagihan , tanggal invoice, tanggal due date, serta deskripsi transaksi. Jadi user tunggal mendownload data dari SAP dan di buat link ke file excel sehingga diperoleh reminder informasi penagihannya.

Sistem pengolahan transaksi (Transaction Processing System) adalah sistem yang berinteraksi langsung dengan sumber data adalah sistem pengolahan transaksi, dimana data transas sehari-sehari yang mendukung operational organisasi dilakukan.

Contoh implementasinya: pada perusahaan jasa listik. Setiap bulan para pelanggan dikirimi taxihan pemakaian listrik masing-masing. Seorang pelanggan dapat membayarnya melalui berbagai cara yaitu melalui ATM, internet banking, sms banking. Bila karena suatu hal pelanggan tidak membayar tagihan pada satu bulan. Perusahan tidak akan langsung mematikan aliran listriknya tetapi akan memeriksa dulu data pelanggan bersangkutan, bila pelanggan tersebut adalah pelanggan lama maka perushaaan akan menelfon untuk mengetahui apakah pelanggan tersebut memiliki masalah dan akan membantunya, begitupula bila ia pelanggan baru. Jadi dengan basis data yang baik, pelanggan akan mendapatkan pelayanan yang baik.

Sistem perencanaan perusahaan (Enterprise Resource Planning/ERP) merupakan sistem informasi untuk mengidentifikasi dan merencanakan sisi sumber daya yang dibutuhkan perusahaan untuk digunakan, dibuat, dikirim, dan dihitung secara efisien dan merespon kebutuhan pelanggan dengan baik.

Implementasi ERP mencakup mengenai pembuatan common database. Semua information seperti customer, supplier, employees, transaction, dapat disimpan di satu tempat. Manfaatnya yaitu efisiensi proses bisnis, menawarkan sistem terintegrasi di dalam perusahaan, sehingga proses dan pengambil keputusan.

Berikutnya saya mereview jurnal  yang berjudul sistem informasi akuntansi penjualan dan persediaan dibuat oleh Suryanto (2008) yang mana jurnal ini menyimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi penjualan dan persediaan yang diberi usualan dan solusi sistem terkomputerisasi dapat membantu pihak manajemen perusahaan dalam proses pengambilan keputusan karena dapat menghasilkan laporan yang lebih akurat dan lebih cepat dibandingkan sistem yang kurang  efisien, serta perusahaan dapat mengatasi permasalahan yang selama ini dihadapi.

Daftar Pustaka

http://eprints.polsri.ac.id/3564/3/BAB%20II.pdf. Diakses tanggal 1 Oktober 2018.

https://chochokye.wordpress.com/2010/10/19/tinjauan-sistem-informasi-akuntansi-2/. Diakses tanggal 1 Oktober 2018.

https://www.jurnal.id/id/blog/2018/pengertian-dan-fungsi-sistem-informasi-akuntansi-dalam-perusahaan. Diakses tanggal 1 Oktober 2018.

https://th3rain.wordpress.com/2012/05/09/sistem-pengolahan-transaksi/. Diakses tanggal 1 Oktober 2018.

https://id.wikipedia.org/wiki/Perencanaan_sumber_daya_perusahaan. Diakses tanggal 1 Oktober 2018.

https://www.scribd.com/doc/316738756/MAKALAH-ERP-PERENCANAAN-SUMBER-DAYA-PERUSAHAAN-pdf. Diakses tanggal 1 Oktober 2018.

Suryanto. 2008. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Persediaan. [Internet]. Tersedia di: http://journal.binus.ac.id/index.php/commit/article/view/500