Implementasi Sistem Informasi pada PT Unilever Trading Indonesia

Disusun oleh:

Kartika Khairunisa

55518110035

Dosen Pengampu :

Prof. Dr. Ir, Hapzi Ali, MM, CMA

Magister Akuntansi

Universitas Mercu Buana

Jakarta

2018

Abstrak

Unilever Trading Indonesia adalah anak perusahaan PT Unilever Indonesia yang bergerak di bidang Palm Oil atau perdagangan kelapa sawit yang menjadi mitra Unilever Indonesia dalam melakukan transaksi pembeliah bahan baku kelapa sawit untuk berbagai produk. Unilever Trading Indonesia baru didirikan pada tahun 2017 sehingga masih perlu banyak berbenah dalam hal database system informasinya. 

Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah kajian pustaka, metode analisis dan perancangan sistem serta pengumpulan data, yang terdiri dari sebagai berikut. kajian pustaka dan Kedua, metode analisis; 

Penyesuaian nilai penjualan pun dilakukan secara manual sera penyesuaian nilai persediaan menggunakan kurs dollar yang mana merupakan local currency perusahaan pun masih manual. Hal ini tidak memitigasi apabila ada kesalahan ketidak telitian dari finance dalam melakukan update data secara real time. Peneliti mereview dan menganalisis bahwa dibutuhkan satu system dimana hanya diperlukan memasukkan data invoice.

Untuk memeinimalisir kesalahan dalam transaksi AR AP maka seharusnya ada tools yang didesaign agar sekali klik bisa mendapatkan data weekly report untuk detail aging dan amount untuk reminder penagihan dan pembayaran. Selain itu dibutuhkan database dokumen agar mempermudah pengarsipan dokumen jadi ketika ada dokumen yang dibutuhkan, bisa dengan cepat disiapkan.

Kata kunci : Sistem Informasi Akuntansi, Persediaan, Piutang, Hutang

Abstract

Unilever Trading Indonesia is a subsidiary of PT Unilever Indonesia which is engaged in the Palm Oil or oil palm trade which is a partner of Unilever Indonesia in purchasing palm oil raw materials for various products. Unilever Trading Indonesia was only established in 2017 so it still needs to improve a lot in terms of its information system database.

The research method used in this study is literature study, method of analysis and system design and data collection, which consists of the following. literature review and Second, method of analysis;

Adjustment of sales value is also done manually and adjusts inventory value using the dollar exchange rate which is the company's local currency which is still manual. This does not mitigate if there is a research error from finance in updating data in real time. Researchers review and analyze that a system is needed where only the invoice data is needed.

To minimize errors in AR AP transactions, there should be a designed tool so that one click can get weekly report data for aging details and amount for the billing and payment reminder. In addition, a document database is needed in order to facilitate archiving of documents so that when documents are needed, they can be quickly prepared

Keywords : Accounting Information System, Inventory, Account Receivable, Account payable

1. 1. Pendahuluan

1.1 Latar Belakang

Di dalam persaingan bisnis yang semakin berkompetitif, terkadang sebuah perusahaan dipaksa untuk mempunyai dan menggunakan sistem informasi dan teknologi yang dapat membantu perusahaan tersebut. Teknologi dan sistem informasi yang diinginkan tentu teknologi dan sistem informasi yang dapat membantu perusahaan untuk dapat bertahan di dalam persaingan tersebut. Teknologi dan sistem informasi tesebut tentu harus dapat mendukung perusahaan baik dalam mengambil keputusan dan memberikan informasi yang akurat.

Unilever Trading Indonesia adalah anak perusahaan PT Unilever Indonesia yang bergerak di bidang Palm Oil atau perdagangan kelapa sawit yang menjadi mitra Unilever Indonesia dalam melakukan transaksi pembelian bahan baku kelapa sawit untuk berbagai produk. Unilever Trading Indonesia baru didirikan pada tahun 2017 sehingga masih perlu banyak berbenah dalam hal database sistem informasinya

Di dalam perusahaan Unilever Trading Indonesia masih belum adanya sistem yang dapat memberikan informasi yang akurat khususnya mengenai data persediaan stok barang. Ini dikarenakan penyimpanan pencatatan laporan stok barang palm oil tersebut dilakukan tanpa terhubung langsung dengan bagian Procurement sehingga perusahaan kesulitan dalam mendapatkan informasi stok barang tersebut secara akurat. Seharusnya perusahaan mempunyai sistem yang terintegrasi antara bagian procurement dengan bagian yang bersangkutan supaya informasi yang didapat tidak salah. Contoh: sistem pada bagian procurement harusnya teritegarasi dengan sistem pada bagian pembelian sehingga bisa didapatkan data secara real time mengenai nilai persediaan

Selain masalah di dalam sistem perhitungan nilai persediaan, perusahaan juga mengalami masalah pada proses database dokumen piutang Account Receivable) dan Hutang (Account Payable). Permasalahan yang muncul adalah belum adanya sistem yang otomatis dalam penarikan data dari SAP untuk menunjukkan detail invoice hingga aging atau batas waktu penagihan serta beberaa dokumen yang tidak memiliki database untuk softfile sehingga bisa memitigasi kehilangan dokumen pendukung saat dbutuhkan seperti ketika memasuki masa audit.

Berdasarkan permasalahan yang terdapat di dalam perusahaan Unilever Trading Indonesia, maka penulis berkeinginan melakukan analisis sistem yang sedang berjalan dan mengajukan sebuah rancangan sistem yang baru untuk mengatasi masalah yang ada.

1. 2 Rumusan Masalah

1. a. Bagaimana sistem estimasi penilaian nilai persediaan di Unilever Trading Indonesia?
2. b. Bagaimana sistem pencatatan Account Payable dan Account Receivable di Unilever Trading Indonesia?
3. c. Apa yang perlu dikembangkan dalam sistem informasi di Unilever Trading Indonesia?

1. 3 Tujuan

1. a. Mengetahui sistem estimasi penilaian nilai persediaan di Unilever Trading Indonesia
2. b. Mengetahui sistem pencatatan Account Payable dan Account Receivable di Unilever Trading Indonesia
3. c. Menganalisis pengembangan  dalam sistem informasi di Unilever Trading Indonesia

1.4. Manfaat Penulis

Dapat memberikan informasi tentang hasil implementasi dan peranan sistem informasi akuntansi di PT Unilever Trading Indonesia.

1.5 Sistematika Penulisan

Perumusan sistematika penulisan artikel ini untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai materi pembahasan dalam penelitian, sehingga dapat memudahkan pembaca untuk mengetahui maksud dilakukannya:

Bab 1 Pendahuluan

Bab ini berisikan tentang uraian gambaran umum objek penelitin, latar belakang penelitian, perumusan masalah, dan manfaat penelitian.

Bab 2 Kajian Pustaka

Bab ini membahas mengenai teori yang menjadi dasar bagi penelitin, hasil penelitian sebelumnya berkaitan dengan penelitian yang sedang dilakukan, kerangka pemikiran yang membahas rangkaian pola pikir untuk mengambarkan masalah penelitian

Bab 3 Metode Penelitian

Bab ini menjelaskan tentang metode yang akan digunakan.

Bab 4 Hasil Penelitian dan Pembahasan

Bab ini menguraikan mengenai langkah-langkah analisis data dan hasil analisis data telah diperoleh dan pembahasan hasil penelitian yang diperoleh.

Bab 5 Kesimpulan dan Saran

Bab ini menjelaskan kesimpulan dari penelitian yang dilakukan dan saran yang diberikan peneliti terhadap masalah yang terjadi di dalam penelitian agar berguna bagi penelitian selanjutnya.

1. 2. Kajian Pustaka

Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Marshall B. Romney, Paul John Steinbart dalam bukunya yang berjudul Accounting Information Systems (2015:3),  Sistem merupakan serangkaian dua atau lebih komponen yang saling terkait dan berinteraksi untuk mencapai tujuan.

Menurut Marshall B. Romney, Paul John Steinbart dalam bukunya yang berjudul Accounting Information Systems (2015:4),  Informasi (information) adalah data yang telah dikelola dan diproses untuk memberikan arti dan memperbaiki proses pengambilan keputusan.

Menurut Marshall B. Romney, Paul John Steinbart dalam bukunya yang berjudul Accounting Information Systems (2015:11), Akuntansi adalah proses identifikasi, pengumpulan, dan penyimpangan data serta proses pengembangan, pengukuran, dan komunikasi informasi.

Menurut Marshall B. Romney, Paul John Steinbart dalam bukunya yang berjudul Accounting Information Systems (2015:10), Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu sistem yang mengumpulkan , mencatat, menyimpan, dan mengolah data untuk menghasilkan informasi bagi pengambil keputusan. Sistem ini meliputi orang, prosedur dan instruksi, data, perangkat lunak, infrastruktur teknologi informasi, serta pengendalian internal dan ukuran keamanan.

Menurut Irzal Tawaqal dan Suparno (2017) Sistem informasi akuntansi merupakan suatu komponen atau sub sistem dari suatu organisasi yang mempunyai tanggung jawab atas penyiapan informasi keuangan guna membantu manajemen dalam pembuatan keputusan. Sistem informasi akuntansi dirancang untuk menghasilkan informasi berupa informasi keuangan yang dibutuhkan oleh pihak eksternal maupun internal lembaga/instansi. Sistem informasi akuntansi pada dasarnya dapat di operasikan tanpa menggunakan komputer, akan tetapi keterlibatan komputer dalam menangani tugas – tugas manusia dalam suatu sistem memiliki peran yang sangat besar dalam menunjang kelancaran sebuah sistem, sehingga informasi sangat dibutuhkan pihak manajemen dapat disajikan dengan cepat dan tepat waktu. 

Ada enam komponen dari SIA menurut Marshall B. Romney, Paul John Steinbart dalam bukunya yang berjudul Accounting Information Systems (2015:11),, yaitu :

1. 1. orang yang menggunakan sistem;
2. 2. Prosedur dan instruksi yang digunakan untuk mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data;
3. 3. Data mengenai organisasi dan aktivitas bisnisnya;
4. 4. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengolah data;
5. 5. Infrastruktur teknologi informasi, meliputi komputer, perangkat periferal, dan perangkat jaringan komunikasi yang digunakan dalam SIA;
6. 6. Pengendalian internal dan pengukuran keamanan yang menyimpan data SIA

Menurut Marshall B. Romney, Paul John Steinbart dalam bukunya yang berjudul Accounting Information Systems (2015:11-12), SIA yang didesain dengan baik, dapat menambah nilai untuk organisasi dengan:

1. 1. Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk atau jasa.
2. 2. Meningkatkan efisiensi.
3. 3. Berbagi pengetahuan.
4. 4. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas rantai pasokannya.
5. 5. Meningkatkan struktur pengendalian internal.
6. 6. Meningkatkan pengambilan keputusan.

Menurut Dwi Pratama, Wahjoe Witjaksono, Nia Ambarsari (2016), Komponen dalam sistem informasi yang dimaksud dapat diklasifikasikan sebagai berikut: hardware, software, database, network, people, dan procedures. Hardware merupakan komponen yang digunakan untuk kegiatan input, porses, dan output dalam sistem informasi seperti keyboard, Central Processing Unit (CPU), dan printer. Software merupakan komponen yang digunakan untuk mengoperasikan komputer dalam kegiatan sistem informasi seperti Microsoft Windows. Database merupakan komponen yang digunakan untuk menyimpan data dan informasi dalam sistem informasi. Network merupakan komponen yang digunakan untuk media komunikasi dalam sistem informasi seperti Internet. People merupakan komponen yang melakukan kegiatan input, proses dan output dalam sistem informasi dengan memanfaatkan komponen sistem informasi lainnya. Procedures merupakan komponen yang mengatur kegiatan input, proses dan output dalam sistem informasi sesuai yang berlaku dalam suatu organisasi. 

Proses Bisnis

Menurut Marshall B. Romney, Paul John Steinbart dalam bukunya yang berjudul Accounting Information Systems (2015:7), Transaksi (transaction) adalah perjanjian antara dua entitas untuk melakukan pertukaran barang atau jasa atau kejadian lain yang dapat diukur dari segi ekonomi oleh organisasi. Banyak aktivitas bisnis merupakan pasangan kejadian yang terlibat dalam pertukaran memberi-mendapatkan (give-get exchange).

Menurut Marshall B. Romney, Paul John Steinbart dalam bukunya yang berjudul Accounting Information Systems (2015:7), Pertukaran ini dapat dikelompokan ke dalam lima siklus proses bisnis atau siklus trasaksi (business processes or transaction cycle):

• • Siklus pendapatan (revenue cycle), di mana barang dan jasa dijual untuk mendapatkan uang tunai atau janji untuk menerima uang tunai di masa depan.
• • Siklus pengeluaran (expenditure cycle), di mana perusahaan membeli persediaan untuk dijual kembali atau bahan baku untuk digunakan dalam memproduksi barang sebagai pertukaran uang tunai atau janji untuk membayar uang tunai di masa depan
• • Siklus produksi atau konversi (production or conversion), di mana bahan baku ditransformasikan menjadi barang jadi.
• • Siklus sumber daya manusia/penggajian (human resources/payroll cycle), di mana karyawan dipekerjakan, dilatih, diberi kompensasi, dievaluasi, dipromosikan, dan diberhentikan
• • Siklus pembiayaan (financing cycle), di mana perusahaan menjual sahamnya kepada investor dan meminjam uang, kemudian investor akan dibayar dengan dividen dan bunga yang dibayar atas pinjamannya tersebut.

Sistem Enterprise Resources Planning (ERP)

Menurut Marshall B. Romney, Paul John Steinbart dalam bukunya yang berjudul Accounting Information Systems (2015:41), Sistem Enterprise Resources Planning (ERP) adalah suatu sistem yang mengintegrasikan semua aspek aktivitas organisasi, seperti akuntansi, keuangan, pemasaran, sumber daya manusia, manufaktur, manajemen persediaan ke dalam satu sistem. Sistem ERP termodulasi; perusahaan dapat membeli setiap modul yang memenuhi kebutuhan khusus mereka. ERP memfasilitasi arus informasi antara berbagai fungsi bisnis perusahaan dan mengelola komunikasi dengan para pemangku kepentingan di luar.

Menurut Dwi Pratama, Wahjoe Witjaksono, Nia Ambarsari (2016), ERP merupakan perkembangan dari sistem Manufacturing Resource Planning (MRP II) yang belum dapat mengintegrasikan kegiatan manufacturing dengan fungsional bisnis lain yang terkait seperti finance, sales, marketing, dan distribusi produk ke pelanggan. Sistem ERP menyediakan beberapa proses yang dapat perusahaan gunakan sesuai dengan kebutuhannya, seperti: logistik, Production Planning and Control, Purchasing, Sales, Finance, dan Human Resources Management 

Contoh implementasinya: pada perusahaan X, perusahaan ini menggunakan sistem SAP dalam data Accounting Payable dan Accounting Receivable yang mana terintegrasi dengan file excel dalam hal penagihan. Data-data yang diambil yakni nama vendor dan customer, jumlah tagihan , tanggal invoice, tanggal due date, serta deskripsi transaksi. Jadi user tunggal mendownload data dari SAP dan di buat link ke file excel sehingga diperoleh reminder informasi penagihannya.

Keuntungan dan Manfaat ERP ( Enterprise Resource Planning ) 

Beberapa manfaat dan keuntungan dari penggunaan ERP Antara lain dapat disebutkan sebagai berikut (Monk & Wagner, 2013) : 

1. 1. ERP memungkinkan integrasi global lebih mudah. Hambatan dari nilai tukar mata uang, bahasa, dan budaya dapat dijembatani secara otomatis, sehingga data dapat diintegrasikan melintasi perbatasan internasional. 
2. 2. ERP mengintegrasikan orang dan data. 
3. 3. ERP memungkinkan manajemen untuk benar-benar mengelola operasi, tidak hanya memantau. Sistem ERP sudah memiliki semua data yang memungkinkan manajer untuk fokus pada peningkatan proses. Fokus ini meningkatkan manajemen perusahaan secara keseluruhan dan membuat organisasi lebih mudah beradaptasi ketika perubahan diperlukan. 
4. 4. Sebuah sistem ERP dapat mengurangi biaya dan meningkatkan efisiensi operasional.

SAP (System Application and Product in data processing)

SAP adalah produk perangkat lunak ERP yang mempunyai kemampuan untuk mengintegrasikan berbagai macam aplikasi bisnis, dimana setiap aplikasi mewakilkan area bisnis tertentu. SAP ERP merupakan aplikasi terintegrasi yang memenuhi bisnis inti kebutuhan perusahaan menengah dan organisasi besar di semua industri dan sektor pasar (Monk & Wagner, 2013). SAP Membantu perusahaan pada bagian keuangan, sumber daya manusia, manajemen modal, pengadaan dan logistik, serta pengembangan produk dan manufaktur. Di samping meningkatkan efisiensi dalam organisasi, SAP ERP juga membantu memperluas end-to-end proses bisnis untuk pelanggan, mitra, dan pemasok.

Aliran data dengan menggunakan sistem informasi terintegrasi (Monk & Wagner, 2013)

Fungsi dari definisi SAP sendiri memiliki 3 fungsi yaitu Functional, ABAPer, dan Basis. Fungsi functional berhubungan dengan keuangan ataupun orang teknisi. Kemudian untuk fungsi ABAPer bertugas dalam membuat laporan terhadap SAP itu sendiri. ABAPer adalah bahasa dari pemrograman itu sendiri. selanjutnya fungsi Basis. Fungsi ini sebagai pertahanan yang memiliki peraturan, profile, dan mengatur berbagai macam pekerjaan admin lainnya.

Pengertian SAP adalah salah satu alat untuk mengontrol berbagai macam kegiatan untuk bidang industry yang berhubungan dengan IT. Sehingga bisa disimpulkan bahwa hampir semua industry memakai SAP. Penjabaran SAP ini memberikan banyak manfaat untuk menunjang kegiatan sehari-hari yang mana sering digunakan oleh perusahaan-perusahaan pioneer untuk mengimplementasikan SAP di Indonesia. dari fungsinya sendiri memang sangat bermanfaat untuk dunia industry yang mampu mengatur berbagai macam jenis pekerjaan yang berhubungan dengan IT.

Modul SAP

Karena memang software SAP ini memiliki modul sendiri untuk memberikan solusi atas semua perannya dalam perusahaan, maka bisa dipastikan bahwa software ini memiliki modul yang sangat bagus.

Modul-modul ini memiliki pengertian SAP itu sendiri sehingga bisa digunakan dengan mudah. Beberapa modul ini memang sudah berfungsi hampir disemua bidang industry manapun. Beberapa modul ini juga memang sangat umum digunakan karena mudah sekali penggunaannya dan juga memiliki tutorialnya sendiri.

Module within the SAP ERP integrated information system environment (Monk & Wagner 2013)

Fungsi dari masing-masing modul adalah sebagai berikut (Monk & Wagner, 2013): 

1. 1. Sales and Distribution (SD) adalah modul yang mencatat order penjualan, pengiriman serta informasi tentang pelanggan (harga, alamat, instruksi, rincian tagihan, dan sebagainya). 
2. 2. Material Management (MM) adalah modul yang mengelola bahan baku dari pemasok, persediaan bahan baku dan penyimpanan barang yang akan dikirimkan ke pelanggan. 
3. 3. Production Planning (PP) adalah modul yang mengelola informasi produksi, perencanaan produksi, penjadwalan serta kegiatan produksi. 
4. 4. Quality Management (QP) adalah modul yang membahas rencana dan kontrol kualitas, seperti inspeksi produk dan sertifikasi material.
5. 5. Plant Maintenance (PM) adalah modul yang mengelola sumber daya pemeliharaan dan perencanaan preventif mesin pabrik untuk meminimalkan kerusakan peralatan. 
6. 6. Asset Manegement (AM) adalah modul yang membantu perusahaan mengelola asset tetap pembelian (pabrik dan mesin) dan penyusutannya.
7. 7. Human Resource (HR) adalah modul yang memfasilitasi perkerutan karyawan dan pelatihan karyawan. Pada modul ini juga membahas gaji dan tunjangan karyawan. 
8. 8. Project System (PS) adalah modul yang memfasilitasi perencanaan dan kontrol untuk penelitian dan pengembangan baru

Account Receivable

Piutang adalah nominal yang akan ditagih kepada pelanggan sebagai akibat dari transaksi penjualan barang atau jasa secara kredit. Piutang usaha memiliki saldo normal yaitu disebelah debet sesuai dengan saldo aset normal aset.

Accounts Payable 

Utang usaha (accounts payable) timbul ketika barang atau jasa diterima sebelum melakukan pembayaran. Utang usaha termasuk ke dalam kewajiban lancar. sering terjadi transaksi pembelian barang dengan cara kredit dari pemasok untuk dijual kembali kepada para pelanggannya. Dalam perusahaan dagang, Komponen account payable SAP R/3 mengelola data accounting untuk semua vendor. Ini juga merupakan suatu komponen integral dari proses akuisisi. Ini digunakan sebagai sumber informasi penting untuk bagian pembelian meliputi pengiriman, penagihan, dan pembayaran. Pembayaran yang dilakukan sehingga mendapatkan keuntungan maksimum dari diskon yang tersedia, baik menggunakan formulir tertulis standar atau sarana elektronik.

Invoice/Credit Memo Entry 

Kita dapat dengan mudah membuat sebuah vendor invoice atau credit memo dengan menggunakan transaksi satu layar. Tipe tagihan yang dimasukkan secara langsung di dalam accounts payable ini merupakan miscellaneous invoice , tanpa referensi ke purchase order . Layar pengentrian accounts payable dibagi menjadi beberapa area, yaitu: 

1. 1. Work templates 

Di sini, kita dapat memilih variasi layar, account assignment template , atau held document sebagai referensi. 

1. 2. Header and vendor dat a 

Data untuk heade r dokumen dan vendor line item dimasukkan di sini. 

1. 3. G/L account items 

G/L line item untuk dokumen dimasukkan di sini. 

1. 4. Information area 

Saldo dokumen dan informasi mengenai vendor ditampilkan di sini.

Invoice/Credit Memo Entry (Modul AC010 Financial Accounting and Reporting ) 

Keterkaitan Account Payable dengan Material Management 

SAP MM (Material Management) adalah modul terpenting dalam sistem SAP , karena modul ini saling terkait dengan modul SAP liannya. Modul MM ini dirancang dengan berbagai aspek, seperti tahap mengelolah bahan baku, merencanakan pengelolaan bahan-bahan dan kontrol, pembelian, penerimaan barang, mengelolah persediaan dan invoice verification. Hal penting yang perlu di perhatikan dalam modul MM ( Material Management ) adalah :

Integrasi antara Accounting dengan Material Management (Modul AC010 Financial Accounting and Reporting ) 

Ada 8 proses dari Material Management berikut penjelasan dari setiap tahapan: 

1. 1. Demand determination yaitu menentukan kondisi/permintaan barang yang akan datang dan melakukan perencanaan pembelian yang sesuai kebutuhan dalam arti tidak berlebihan maupun kekurangan. Dengan metode peramalan dalam menentukan permintaan barang yang akan datang memerlukan suatu implementasi metode peramalan dalam menganalisis data penjualan dan meramalkan permintaan barang yang akan datang, dimana hal ini dapat dilakukan dengan menerapkan metode peramalan single moving averages dan double moving averages . 
2. 2. Determaining the source of supply pemilihan sumber pembelian dapat berupa sumber dalam negeri/luar negeri, membeli atau menyewa, dengan cara tender atau tidak dan sebagainya. Pemilihan sumber juga menyangkut pemilihan antara membeli langsung ke pabrik, atau melalui wholesaler, agent atau supplier biasa. 
3. 3. Supplier selection , dalam pemilihan supplier beberapa hal yang perlu diperhatikan yaitu kualitas dari bahan yang dipesan, hal ini dapat diketahui dari Certificate of Analysis (CoA). Kontinuitas atau kesanggupan supplier dalam menyuplai barang yang berkualitas secara terus-menerus. Delivery time atau ketepatan waktu pengiriman sesuai dengan waktu pengiriman yang telah ditentukan. Serta layanan purna jual dan kemudahan dalam pembayaran.
4. 4. Purchase Order Processing , biasanya dilakukan dalam bentuk mengeluarkan Purchase Order atau pembuatan kontrak pembelian. Dalam PO atau Kontrak semua persyaratan dan ketentuan yang dianggap perlu harus dicantumkan secara lengkap dan jelas untuk menghindari timbulnya perselisihan di kemudian hari. Dalam proses ini, perlu dikembangkan strategi pembelian yang paling menguntungkan perusahaan misalnya dalam bentuk pembelian secara khusus.
5. 5. Order Monitoring, Purchase Order yang sudah dikeluarkan perlu ditindak lanjuti dengan cermat, agar rekanan penjual betul-betul memenuhi kewajibannya, khususnya dalam ketepatan waktu pengiriman barang. Yang bertanggung jawab melaksanakan proses atau tugas ini adalah yang mengeluarkan Purchase Order. 
6. 6. Good Receipt , bila barang yang dipesan datang, bagian penerimaan barang akan menerima barang, mengecek kuantitas dan kualitas barang, kemudian menerbitkan laporan penerimaan barang. 
7. 7. Invoice Verification , verifikasi faktur dilakukan oleh bagian pembelian dan bagian gudang, dimana dokumen penerimaan barang akan dicocokkan dengan pesanan pembelian. Apabila ada barang yang tidak sesuai dengan pesanan atau rusak, maka maka bagian pembelian akan melaporkan hasil pengecekannya kepada manajer dan manajer akan segera mengembalikan barang dagangan tersebut kepada suplier.
8. 8. Payment Processing , setelah pencatatan penerimaan barang dan verifikasi invoice sudah selesai dilakukan oleh bagian pembelian dan gudang, hasil dari pencatatan ini akan diserahkan ke bagian keuangan dan kemudian dilakukan pembayaran sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan sebelumnya

Posting Procurement Transaction 

The three-step verification (verifikasi tiga langkah) merupakan prosedur baku untuk posting transaksi pembelian di dalam Materials Management. Tiga langkah adalah sebagai berikut: 

1. 1. Purchase order Membuat purchase order di dalam Materials Management. Tidak menghasilkan posting apa-apa di dalam Financial Accounting. 
2. 2. Good receipt Untuk melakukan update atas persediaan atau barang yang dapat dikonsumsi, menghasilkan dokumen material di dalam Materials Management . Pada waktu yang sama, membuat sebuah dokumen di dalam Financial Accounting yang melakukan posting nilai dari barang ke merchandise account sebagai debit dan goods receipt/invoice receipt ke clearing account sebagai kredit di dalam general ledger . 
3. 3. Invoice Verification Melakukan posting tagihan vendor di dalam Materials Management menggunakan invoice verification (verifikasi tagihan). Hal ini secara otomatis akan menghasilkan dokumen di dalam Financial Accounting . Dokumen akuntansi tersebut berisi jumlah tagihan yang di posting ke GR/IR account sebagai debit dan akun vendor sebagai kredit. 

Closing Operation in Accounts Payable 

Langkah-langkah penutupan di dalam accounts payable adalah sebagai berikut: 

1. 1. Pada awal tahun fiskal, program balance carry forward dijalankan, memindahkan saldo dari akun vendor ke tahun fiskal yang baru. 
2. 2. Periode posting dari tahun fiskal yang lama diblok dan periode khusus untuk melakukan posting penutupan dibuka.
3. 3. Setelah itu, saldo dan vendor yang dipilih dikonfirmasi, dokumen dengan mata uang asing di evaluasi, dan accounts payable dikelompokkan ulang berdasarkan sisa hidup. 
4. 4. Setelah selesai, periode khusus tersebut dapat ditutup kembali.

3. Metode Penelitian

Penelitian ini digolongkan sebagai penelitian deskriptif, yaitu penelitian yang bersifat paparan yang ditujukan untuk mendeskripsikan hal–hal yang dinyatakan dalam penelitian. Penelitian deskriptif bertujuan menggambarkan secara sistematik dan akurat fakta dan karakteristik mengenai populasi atau mengenai bidang tertentu. Penelitian ini berusaha menggambarkan situasi atau kejadian.

Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah kajian pustaka, metode analisis dan perancangan sistem serta pengumpulan data, yang terdiri dari sebagai berikut. 

1. 1. Kajian pustaka, 

Yaitu dengan cara mengumpulkan berbagai pembahasan dari text book atau sumber-sumber yang mendukung penelitian ini. 

1. 2. Metode analisis:

• • pengamatan dilakukan secara tidak langsung pada sistem yang sedang berjalan dan mendapatkan informasi dan data yang dibutuhkan; 
• • menganalisis hasil pengamatan secara tidak langsung ini didapat untuk dijadikan pedoman perancangan sistem yang diusulkan menjadi kebutuhan perusahaan.

4. Pembahasan

4. 1 Analisis Hasil Temuan Survei

1. a. Temuan pertama: 

Pencatatan persediaan tidak efisien dan pembaharuan secara manual

Kriteria : 

Diperlukannya sistem yang dapat mengupdate data persediaan ketika dilakukan penjualan dan pembelian  agar dapat memperoleh informasi yang akurat mengenai nilai persediaan; Sistem yang ada masih melakukan input manual untuk memperoleh hasil akhir nilai persediaan

Sebab : 

Terjadinya kesalahan input dalam memperoleh data persediaan; 

Akibat: 

Sering terjadinya kesalahan dalam pembuatan Pelaporan estimasi nilai persediaan yang belum terjual maupun terjual; 

Rekomendasi : 

Dibuatnya sistem yang dapat meng-update data persediaan.

Berikut alur pembuatan laporan nilai  dari persediaan

Database Excel persediaan

1. b. Temuan kedua: 

Pencatatan data Account Receivable dan Account Payable dari flow penarikan data SAP hingga diperoleh data keselurahn reminder penagihan invoice. 

Kemudian di setiap transaki perlu adanya pengarsipan dokumen softfile yang jelas untuk klasifikasi setiap transaksi dan koordinasi dokumen antara procurement dan finance.

Kriteria : 

Diperlukannya sistem yang dapat mengupdate data AR dan AP ketika melakukan transaksi penjualan dan pembelian  agar dapat memperoleh informasi yang akurat mengenai nilai Hutang dan piutang dan aging batas waktu penagihan dan pembayaran; Sistem yang ada masih melakukan input manual untuk memperoleh hasil akhir nilai hutang dan piutang.

Dibutuhkan pula database untuk dokumen-dokumen terkait transaksi untuk kebutuhan pengarsipan untuk segala file softfile

Sebab : 

Terjadinya kesalahan input dalam memperoleh data Hutang dan piutang dan kesalahan reminder waktu penagihan dan pembayaran; Database dkumen untuk mengurangi waktu yang tidak efektif dalam pencarian dokumen

Akibat: 

Sering terjadinya kesalahan dalam pembuatan Pelaporan Weekly Report AR AP yang dalam aging dan deskripsi invoice. ; membutuhkan waktu yang lama dalam pencarian dokumen.

Rekomendasi : 

Dibuatnya sistem yang dapat meng-update data AR AP dalam sekali penarikan data SAP dan database dokumen

Berikut alur pembuatan laporan AR AP dan document handling

4.2 Identifikasi Kebutuhan Informasi

Pertama untuk permasalahan nilai persediaan, masih menggunakan file excel untuk melakukan pendataan data persediaan yang ada. File excel ini akan diupdate ketika terdapat pembaharuan data mengenai pembelian dan penjualan persediaaan dan mash dilakukan secara manual dengan melakukan konfirmasi kepada procurement. Penyesuaian nilai penjualan pun dilakukan secara manual sera penyesuaian nilai persediaan menggunakan kurs dollar yang mana merupakan local currency perusahaan pun masih manual. Hal ini tidak memitigasi apabila ada kesalahan ketidak telitian dari finance dalam melakukan update data secara real time. Peneliti mereview dan menganalisis bahwa dibutuhkan satu system dimana hanya diperlukan memasukkan data invoice, data bisa secara otomatis terupdate dan sistematika perhitungan nilai persediaan bisa terotomatis berubah sesuai kurs saat itu juga.

Kedua mengenai identifikasi invoice hutang dan piutang dimana transaksi yang diinput dalam SAP kemudian harus didownload untuk pembuatan laporan AR AP Weekly report yang disusun secara manual di fle excel. Untuk memeinimalisir kesalahan tersebut maka seharusnya ada tools yang didesaign agar sekali klik bisa mendapatkan data weekly report untuk detail aging dan amount untuk reminder penagihan dan pembayaran. Selain itu dibutuhkan database dokumen agar mempermudah pengarsipan dokumen jadi ketika ada dokumen yang dibutuhkan, bisa dengan cepat disiapkan.

5. Kesimpulan

Unilever Trading Indonesia adalah anak perusahaan PT Unilever Indonesia yang bergerak di bidang Palm Oil atau perdagangan kelapa sawit yang menjadi mitra Unilever Indonesia dalam melakukan transaksi pembeliah bahan baku kelapa sawit untuk berbagai produk. Unilever Trading Indonesia baru didirikan pada tahun 2017 sehingga masih perlu banyak berbenah dalam hal database system informasinya. Permasalahan nilai persediaan, masih menggunakan file excel untuk menlakukan pendataan data persediaan yang ada. File excel ini akan diupdate ketika terdapat pembaharuan data mengenai pembelian dan penjualan persediaaan dan mash dilakukan secara manual dengan melakukan konfirmasi kepada procurement. Perusahaan juga mengalami masalah pada proses database dokumen piutang Account Receivable) dan Hutang (Account Payable). Permasalahan yang muncul adalah belum adanya sistem yang otomatis dalam penarikan data dari SAP untuk menunjukkan detail invoice hingga aging atau batas waktu penagihan serta beberaa dokumen yang tidak memiliki database untuk softfile sehingga bisa memitigasi kehilangan dokumen pendukung saat dbutuhkan seperti ketika memasuki masa audit. 

6. Rekomendasi

Perusahaan perlu mengatur kembali sistem informasi akuntansi mengenai persediaan dan konfigurasi transaksi AR AP sehingga bisa memudahkan bagi perusahaan dalam memperleh informasi mengenai inventory dan AR AP.

Daftar Pustaka

Kurnia, Dedi. 2009. Apa itu SAP?. https://dedikurnia.wordpress.com/2009/07/09/apa-itu-sap/. Diakses tanggal 1 Oktober 2018.

Monk, E. F., & Wagner, B. J. (2013). Concept in Enterprise Resource Planning, Fourth Edition. Boston: Course Technology. Lutovac, M., & Manojlov, D. (2012). The Successful Methodology for Enterprise Resource Planning. Journal of Modern Accounting and Auditing, 1838-1847.

Nita, Novianti. 2017. Perancangan Blueprint Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Enterprise Resources Planning pada Proses Account Payable Menggunakan SAP dengan Metode ASAP di Universitas Telkom. Skripsi.

Palandeng, Olfiani E, Herman Karamoy. 2015. Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Barang Dagangan pada PT. Hasjrat Abadi Cabang Tendean. Jurnal EMBA Vol.3 No. 2 Juni 2015, Hal. 438-447.

Pratama, Dwi, Wahjoe Witjaksono, Nia Ambarsari. 2016. Penerapan Sistem Informasi Berbasis Enterprise Resource Planning Menggunakan SAP Modul Plant Maintenance di PT. Len Industri. Jurnal Sisfo Vol. 06 No. 01 (2016) 37–50.

Romney, Marshall B., dan Paul John Steinbart. 2015. Accounting Information Systems, 13th ed. England: Pearson Educational Limited. 

Suryanto. 2008. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Persediaan. CommIT, Vol. 2 No. 2 Oktober 2008, hlm. 106 – 110.

Tawaqal, Irzal Tawaqal, Suparno. 2017. Pengaruh Penerapan Sistem Informasi Akuntansi, Sistem Pengendalian Internal, dan Kompetensi Sumber Daya Manusia terhadap Kualitas Laporan Keuangan Satuan Kerja Perangkat Daerah di Pemerintah Kota Banda Aceh. Jurnal Ilmiah Mahasiswa Ekonomi Akuntansi (JIMEKA)
Vol. 2, No. 4, (2017) Halaman 125-135. 

Tomy Johannes, Retno Susanti. 2017. Application of Safety Stock, Strategy Just In Time on

Distribution, Jurnal Global STIEUS Surabaya. Vol 1 No. 2. Hal. 52-62.

Tresnawati, I Dewa Ayu, Harijanto Sabijono, Hendrik Manossoh. 2017. Evaluation The Revenue Cycle Accounting Information System at PT. Manado Sejati Perkasa. Jurnal EMBA Vol.5 No.2 Juni 2017, Hal. 1163 –1170.