Siklus Produksi,  Sistem informasi siklus produksi

Kartika Khairunisa

55518110035

Dosen Pengampu :

Prof. Dr. Ir, Hapzi Ali, MM, CMA

Magister Akuntansi

Universitas Mercu Buana

Jakarta

2018

Aktivitas Siklus Produksi

Siklus Produksi adalah serangkaian aktifitas bisnis dan kegiatan pengolahan data yang berkaitan dengan proses pembuatan produk dan terjadi  secara terus-menerus. Keberadaan system informasi akuntansi sangat penting dalam siklus produksi, dengan sistem informasi akuntansi membantu menghasilkan informasi biaya yang tepat dan waktu kerja yang jelas.

Arus informasi yang yang masuk ke siklus produksi dari siklus lain, yaitu:

- Siklus pendapatan menyediakan informasi mengenai order customer dan perkiraan penjualan untuk digunakan dalam perencanaan produksi dan persediaan.

- Siklus pengeluaran menyediakan informasi untuk memperoleh bahan mentah dan mengontrol pengeluaran lain yang termasuk overhead pabrik.

- Siklus penggajian menyediakan informasi tentang biaya karyawan dan ketersediaannya,

Informasi akuntansi biaya yang akurat dan tepat waktu merupakan input penting dalam keputusan mengenai hal-hal berikut ini :

- Bauran produk

Produk apa yang ingin diproduksi

- Penetapan harga produk

Berapa HPP sampai produk selesai dibuat

- Alokasi dan perencanaan sumber daya (contoh apakah membuat atau membeli)

Apakah jita akan membeli produk lalu dijual / membuat / memproduksi sendiri lalu dijual

- Manajemen Biaya

Merencanakan/mengalokasikan biaya-biaya yang timbul.

Empat aktivitas dasar dalam siklus produksi : 

1. Perancangan Produk

Tujuan aktivitas ini adalah untuk merancang sebuah produk yang memenuhi permintaan dalam hal kualitas, ketahanan, dan fungsi, dan secara simultan meminimalkan biaya produksi.

Aktivitas perancangan produk menciptakan dua dokumen utama :

a. Daftar bahan baku

b. Daftar operasi

Para akuntan dapat terlibat dalam perancangan produk:

a. Para akuntan dapat memberikan informasi yang menunjukkan bagaimana berbagai desain dapat mempengaruhi biaya produksi dan tingkat laba.

b. Memastikan bahwa SIA dirancang untuk mengumpulkan dan memberikan informasi mengenai biaya penyetelan mesin dan penanganan bahan baku yang terkait dengan berbagai alternatif desain produk.

c. Dengan memberikan data mengenai biaya perbaikan dan jaminan yang terkait dengan produk yang ada dapat berguna untuk mendesain produk yang lebih baik

2. Perencanaan dan Penjadwalan Produksi

Tujuan dari langkah ini adalah mengembangkan rencana produksi yang cukup efisien untuk memenuhi pesanan yang ada dan mengantisipasi permintaan jangka pendek tanpa menimbulkan kelebihan persediaan barang jadi.

Metode perencanaan produksi:

a. Perencanaan sumber daya produksi (MRP-II) 

MRP-II adalah kelanjutan dari perencanaan sumber daya bahan baku yang mencari keseimbangan antara kapasitas produksi yang ada dan kebutuhan bahan baku untuk memenuhi perkiraan permintaan penjualan.

b. Sistem produksi Just-in-time (JIT)

Tujuan produksi JIT adalah meminimalkan atau meniadakan persediaan bahan baku, barang dalam proses, dan barang jadi.

Dokumen, formulir dan prosedur:

a. Jadwal induk produksi (MPS) menspesifikasikan seberapa banyak produk akan diproduksi selama periode perencanaan dan kapan produksi tersebut harus dilakukan.

b. Permintaan bahan baku mensahkan pengeluaran jumlah bahan baku yang dibutuhkan dari gudang ke lokasi pabrik, tempat bahan tersebut dibutuhkan.

c. Perpindahan selanjutnya dari bahan baku di sepanjang pabrik akan didokumentasikan dalam dalam kartu perpindahan.

Para akuntan dapat terlibat dalam perancangan produk:

a. Akuntan harus memastikan bahwa SIA mengumpulkan dan melaporkan biaya secara konsisten dengan teknik perencanaan produksi perusahaan.

b. Para akuntan juga dapat membantu perusahaan memilih antara MRP-II atau JIT untuk melihat manakah yang lebih tepat untuk perencanaan dan penjadwalan produksi perusahaan.

3. Operasi Produksi

Cara aktivitas ini dicapai sangat berbeda di berbagai perusahaan. Computer-Integrated Manufacturing (CIM) adalah penggunaan berbagai bentuk TI dalam proses produksi, seperti robot dan mesin yang dikendalikan oleh komputer, untuk mengurangi biaya produksi.

Setiap perusahaan membutuhkan data mengenai 4 segi berikut ini dari operasi produksinya :

a. Bahan baku yang digunakan

b. Jam tenaga kerja yang digunakan

c. Operasi mesin yang dilakukan

d. Serta biaya overhead produksi lainnya yang terjadi.

4. Akuntansi Biaya

Tiga tujuan dasar dari sistem akuntansi biaya :

a. Untuk memberikan informasi untuk perencanaan, pengendalian, dan penilaian kinerja dari operasi produksi. SIA didesain untuk mengumpulkan data real-time mengenai kinerja aktivitas produksi agar pihak manajemen dapat membuat keputusan tepat waktu. 

b. Memberikan data biaya yang akurat mengenai produk untuk digunakan dalam menetapkan harga serta keputusan bauran produk. SIA mengumpulkan biaya berdasarkan berbagai kategori dan kemudian membebankan biaya tersebut ke produk & unit organisasi tertentu. 

c. Mengumpulkan dan memproses informasi yang digunakan untuk menghitung persediaan serta nilai harga pokok penjualan yang muncul di laporan keuangan perusahaan.

Pilihan perhitungan biaya berdasarkan pesanan atau proses hanya mempengaruhi metode yang digunakan untuk membebankan biaya-biaya tersebut ke produk, bukan pada metode pengumpulan data.

- Bahan Baku :

Ketika produksi dimulai, pengeluaran permintaan bahan baku memicu debit barang dalam proses untuk bahan baku yang dikirim ke bagian produksi.

- Tenaga Kerja Langsung (Direct Labor):

a. Kartu waktu kerja adalah sebuah dokumen kertas yang digunakan untuk mengumpulkan data mengenai aktivitas pekerja.

b. Dokumen ini mencatat jumlah waktu yang digunakan seorang pekerja untuk setiap tugas pekerjaan tertentu.

c. Para pekerja memasukkan data ini dengan menggunakan terminal online di setiap bengkel kerja pabrik.

- Mesin dan Peralatan:

Ketika perusahaan mengimplementasikan CIM untuk mengotomatisasi proses produksi, proporsi yang lebih besar dari biaya produksi berhubungan dengan mesin dan peralatan yang digunakan untuk membuat produk tersebut.

- Overhead Pabrik :

Semua biaya produksi yang tidak secara ekonomis layak untuk ditelusuri secara langsung ke pekerjaan atau proses tertentu.

- Akuntansi untuk Aktiva Tetap :

SIA juga dapat mengumpulkan informasi mengenai gedung, pabrik, dan peralatan yang digunakan dalam siklus produksi.

Aktiva tetap harus diberi kode garis untuk memungkinkan pembaruan yang cepat dan periodik atas database aktiva tetap.

Tujuan, Ancaman, dan Prosedur Pengendalian 

Fungsi kedua dari SIA dirancang dengan baik adalah untuk memberikan pengendalian yang cukup untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan tersebut terpenuhi:

1. Semua produksi dan perolehan aktiva tetap diotorisasi dengan baik.

2. Persediaan barang dalam proses dan aktiva tetap dijaga keamanannya.

3. Semua transaksi siklus produksi yang valid dan sah akan dicatat.

4. Semua transaksi siklus produksi dicatat dengan akurat.

5. Catatan yang akurat dipelihara dan dilindungi dari kehilangan.

6. Aktivitas siklus produksi dilakukan secara efisien dan efektif.

Ancaman-ancaman:

1. Transaksi yang tidak diotorisasi

2. Pencurian persediaan dan aktiva tetap

3. Kesalahan pencatatan dan posting

4. Kehilangan data

5. Masalah tidak efisien dan pengendalian kualitas

Prosedur pengendalian:

1. Ramalan penjualan dan catatan persediaan yang akurat.

2. Otorisasi produksi.

3. Larangan akses ke program perencanaan produksi dan ke dokumen pesanan produksi yang kosong.

4. Tinjauan dan persetujuan biaya aktiva modal.

5. Dokumentasi internal perpindahan persediaan.

6. Pemisahan tugas yang memadai.

7. Otomatisasi data sumber.

8. Pengendalian edit entry data online.

9. Cadangan dan prosedur pemulihan bencana.

10. Laporan kinerja regular.

11. Biaya ukuran pengendalian kualitas.

Kebutuhan Informasi Siklus Produksi dan Model Data

Dalam siklus produksi, informasi biaya adalah dibutuhkan oleh para pemakai internal dan eksternal. Bersifat tradisional, kebanyakan sistem akuntansi biaya awalnya telah didesain untuk memenuhi permintaan pelaporan keuangan.

Dua kritik utama dari sistem akuntansi biaya tradisional:

1. Alokasi biaya overhead tidak tepat

2. Ukuran kinerja tidak akurat

Perhitungan biaya berdasarkan aktivitas (ABC):

ABC mencoba untuk menelusuri biaya ke berbagai aktivitas yang menimbulkannya, dan secara berurutan hanya mengalokasikan biaya-biaya tersebut ke produk atau departemen.

Berikut ini adalah tiga perbedaan utama antara ABC dan pendekatan tradisional ke perhitungan biaya produk.

1. Overhead yang berhubungan dengan batch

2. Overhead yg berhubungan dengan produk

3. Overhead keseluruhan pabrik

Implementasi Sistem Informasi Siklus Produksi pada PT. Z.

PT. Z adalah perusahaan yang mengolah dan menjual teh dalam kemasan untuk dijual kepada masyarakat. 

1. Desain Produk

Tujuan aktivitas ini adalah untuk merancang sebuah produk yang memenuhi permintaan dalam hal kualitas, ketahanan, dan fungsi, dan secara simultan meminimalkan biaya produksi.

Aktivitas perancangan produk menciptakan dua dokumen utama :

1. Daftar bahan baku

2. Daftar operasi

2. Perencanaan dan Penjadwalan Produksi 

Susunan dan tata letak pabrik didesain secara khusus untuk mempermudah alur proses produksi keseharian. Lokasi tiap-tiap bagian mulai dari gudang bahan baku hingga proses pengemasan dan masuk gudang penyimpanan dibuat sesuai dengan alur materi dan alur proses sehingga kegiatan proses berjalan secara efektif dan efisien.

Produksi produknya mencapai 725.760 tiap harinya dengan asumsi bahwa produksi berjalan lancar. Jadwal kerja para karyawan PT. Z untuk memproduksi yaitu pada hari Senin-Jumat dimulai pukul 08.00-16.00 WIB sedangkan untuk hari Sabtu pukul 08.00-13.00 WIB.

Dokumen yang digunakan:

- daftar rencana kegiatan produksi

- pesanan produksi

- permintaan bahan

- slip alur produksi

3. Operasi Produksi

Computer-Integrated Manufacturing (CIM) adalah penggunaan berbagai bentuk TI dalam proses produksi, seperti robot dan mesin yang dikendalikan oleh komputer, untuk mengurangi biaya produksi.

Proses pembuatan produk, terdiri dari 5 tahapan, yaitu:

1.    Memilih bahan

Bahan terdiri dari teh hijau, gula pasir, dan air. Air yang didapat dari kedalaman 150 meter dan diproses menjadi air yang berkualtas.

2.    Membuat teh cair pahit

Teh hijau dicampur dengan bunga melati. Air disaring dan dipanaskan hingga mendidih. Lalu teh diseduh dengan air.

3.    Membuat teh cair manis

Setelah itu, gula dilarutkan sehingga membentuk sirup gula dan dicampur ke tangka pencampuran bersama teh cair pahit sehingga membentuk teh cair manis. Setelah itu the cair manis disterilkan dan dipanaskan hingga suhu 90⁰C.

4.    Pemisahan botol dan kotak kosong

Botol dipisahkan dari koyak kosong dengan palletizer. Setelah itu botol dimasukan ke mesin pencucian botol dan kotak kosong dimasukan ke dalam mesin pencuci kotak kosong. Di dalam mesin itu, botol  direndam dengan suhu 80-90⁰C, lalu 95-100⁰C dan akhirnya dimasukan ke dalam mesin botol inspectin. Setelah itu botol dibilas hingga bersih.

5.    Mengisi botol dan penyegelan

Setelah itu the dimasukkan ke dalam mesin filter and crowner untuk siap dimasukan ke dalam botol secara langsung dan ditutup sehingga udara luar tidak masuk.

6.    Pergi melalui jet printer video (tanggal kedaluarsa)

Di mesin printer video jet, botol tersebut dicetak dengan kode produksi dan juga tanggal kadaluarsa.

7.    Menempatkan dalam kotak

Botol tersebut dimasukan ke dalam kotak kosong dengan mesin palletizer dan dibiarkan selama 3 hari sebelum dijual.

8.    Uji control

Sebelum dijual, produk tersebut harus diuji secara fisik, kimia, mikrobiologi, organoleptic. Secara fisik dilihat dari kemasan. Secara kimia dilihat dari kadar gula dan Ph. Secara mikrobiologi meneliti tentang perkembangan mikroorganisme. Dan organoleptic mengecek waktu dan kejernihan produk. Jika produk tidak memenuhi syarat-syarat tertentu maka produk tersebut akan dibuang dan diolah kembali.

9.    Penjualan

Setelah lulus uji control produk dijual dan didistribusikan ke toko-toko.

4. Akuntansi Biaya

Pilihan perhitungan biaya berdasarkan pesanan atau proses hanya mempengaruhi metode yang digunakan untuk membebankan biaya-biaya tersebut ke produk, bukan pada metode pengumpulan data.

Bahan Baku :

- Produksi dimulai, pengeluaran permintaan bahan baku memicu debit barang dalam proses untuk bahan baku yang dikirim ke bagian prodursi.

Tenaga Kerja Langsung (Direct Labor):

- Kartu waktu kerja adalah sebuah dokumen kertas yang digunakan untuk mengumpulkan data mengenai aktivitas pekerja.

- Dokumen ini mencatat jumlah waktu yang digunakan seorang pekerja untuk setiap tugas pekerjaan tertentu.

- Para pekerja memasukkan data ini dengan menggunakan terminal online di setiap bengkel kerja pabrik.

Mesin dan Peralatan:

- Perusahaan mengimplementasikan CIM untuk mengotomatisasi proses produksi, proporsi yang lebih besar dari biaya produksi berhubungan dengan mesin dan peralatan yang digunakan untuk membuat produk tersebut.

Overhead Pabrik :

- Biaya produksi yang tidak secara ekonomis layak untuk ditelusuri secara langsung ke pekerjaan atau proses tertentu.

Daftar pustaka:

Dewi, Reni Krisna. 2011. https://www.academia.edu/8556118/Siklus_Produksi. (Diakses 3 Desember 2018, 20.19)

Doni. 2017. https://accuratecloud.id/2017/01/06/siklus-produksi/. (Diakses 3 Desember 2018, 19.15) 

Juwitasary, Hanny, Marlene Martani, dan Arya Nata Gani Putra. 2015. Analisis Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan pada PT. XYZ. Comtech Vol. 6 No. 1 Maret 2015. 

Putri, Dyah Ayu. 2014. http://thegreatestpage.blogspot.com/2014/12/siklus-produksi.html. (Diakses 3 Desember 2018, 19.00)

Wahyuni, Rina. 2018. https://www.academia.edu/6854750/SIKLUS_PRODUKSI. (Diakses 3 Desember 2018, 19.23)